事務職への転職を成功させるに-事務職の現実と必要なスキルについて

子どもを持つママの場合、子どもが夏休みなど長い休みがあるので、土日やGW、お盆休みなどがある事務職の仕事は魅力的ですね。
また、今まで立ち仕事が多くて体がつらいという経験から、座ってできる仕事がしたいと思う人も多いです。

【画像】立ち仕事がきついから、事務仕事をやりたいと思う

でも事務の仕事を希望する人はとても多いので、競争率も高いんです。

こんにちは。
何度か事務職を経験後、パソコン教室のインストラクター兼運営者をやっていたトモこと山下智子です。
事務職って、簡単そうに見えて意外とタイヘンです。

頑張って転職してみたけれど、

【画像】「思ってたのと 少し違う…」

という人も多いのではないかと思います。

そこでこの記事では、事務職を成功させるために知っておきたいことの他に、事務職ってどのようなものかも紹介したいと思います。

またパソコン教室でインストラクタをしていた目線から、事務職で必要なパソコンスキルにも少し触れてみたいと思います。

事務の仕事をやってみたいと思っている人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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なぜ事務職に転職したいのか?それが重要です

事務職への転職を成功させるには、事務職で働きたい理由を明確にしておくことが大切です。

事務職への転職で重要なこと

『事務職で働きたい理由を明確にしておくこと』

事務職を希望する人は、想像以上にとても多いのです。
1人の求人に対して、応募者が100名を超すということもめずらしくないんですね。

だから多くのライバルの中から採用してもらうためには、

【画像】「なにがなんでも事務の仕事をやりたい!」

という熱意を伝える必要があるんです。

「楽そうだし、ただなんとなく事務の仕事がいいかな?」

程度の志望動機では、ライバルに負けてしまいます。

どうしてもやりたいという気持ちが伝わるように、自分の中で志望動機を明確にしておいてくださいね。

事務という仕事を十分に理解した上で転職したい理由をはっきりさせる

一般的に事務のイメージは、お客様の応対や電話対応、パソコンでの事務仕事といったものが多いようです。
しかしそれ以外にも、やるべきことが多くあります。
しかも基本的な知識があることを前提に、簡単な説明だけで、業務を任されてしまうことがあります。

【画像】わからない仕事を任されてしまう事もある

楽そうだから事務の仕事をやりたいという安易な理由では、採用してもらえたとしても、その後が大変になってしまうかもしれないんですね。

だから面接担当者は、「本当にできるの?」という目で、面接をしているんです。
事務の仕事内容を十分理解した上で、どうして事務の仕事をやりたいのかという理由を、自信を持って答えられるように準備しておいてください。

次の項目では、事務の仕事について紹介していきますね。

事務にもいくつか種類がある

一般的な事務という仕事には、いくつかの種類があります。

事務の種類

  • 『総務』
  • 『経理』
  • 『営業事務』
  • 『一般事務』
  • など

これらは企業によって担当者が明確に分かれているとは限りません。
むしろ、一人でいくつも兼任している事の方が多いです。

私の勤めていた会社は、『総務』『経理』の担当者は『総務課』に所属していて、『営業事務』は営業業務課に所属していました。
総務課の人は、総務事務と経理事務を兼任していたんですね。

事務の仕事と一言でいっても、担当する部署によって仕事内容が異なります。
必然的に、覚えなければならない知識も異なってくるんです。

事務職への転職を希望する場合は、どの事務をやりたいのかも把握しておくことが大切ですよ。

実際にどんな仕事をするのかは、のちほど紹介しますね。

事務職に求められるものは資格よりも即戦力

中途採用やパートで、採用側で求めているものは資格よりも経験です。
つまり採用した直後にすぐに仕事を覚えて、戦力になってもらえる即戦力が求められているんですね。

事務には、いくつかの種類があるというお話をしました。
たとえば経理ができる人がほしいと思っている会社の場合、営業事務しか経験がない人は、即戦力にならないと判断されてしまうことがあるんですね。

私は以前、「一般事務」の募集に応募してことがあります。
そのとき面接で、総務事務の経験を聞かれたんです。

【画像】面接で想定外の質問をされた

私には営業事務しか経験がなかったので、正直にありませんと答えました。
すると「総務の仕事があるので、できれば総務事務の経験者がいいんです」という答えが返ってきました。

一般事務だと聞いてたのに、なんで総務なの?って、その時は思いましたね…

「一般事務」の解釈は、人によって違うことがあります。
そのため、総務や経理の経験者を希望している場合でも「一般事務」で募集していることがあるんですね。

特に小さい会社の場合は、全ての事務を同じ人がやらなければならないことが多いです。

そのため総務、経理といった事務経験がある人は、転職が可能なことが多いようです。
でも私のように、営業事務しか経験がない場合や、事務以外の仕事からの転職の場合は、正直厳しいという現実があるということを理解しておいたほうがいいですよ。

職種や会社によって事務に求められる内容が異なる

来客時のお茶入れや電話の応対などは、どこの会社でも大きな差はありません。

しかし、他の業務は会社や職種で大きくことなります。
たとえば、同じ営業事務でも、会社によって扱っている商品が異なります。
扱う商品が違うと発注方法や管理方法などが異なるため、必要な事務処理が異なってくるのです。

【画像】例えば輸入商品を扱う会社。英語で事務処理をすることも…

また会社の規模によっては、一人で総務、経理、それ以外の雑務などなんでもやらなければいけないこともあります。

「事務だから仕事は○○だけだよね」
なんて決めてかかってはいけません。
その会社で働いてみるまで、詳しい仕事内容がわからないことが多いのです。

経理や総務に関する業務は、知識がなければできない仕事もあります。
「経験はないけどやる気はあります」は通用しないことがあるので注意してくださいね。

事務職の仕事以外につらいこと

【画像】仕事の内容以外で、 大変なことやつらいこと ありますか?

事務職は、女性にとってはメリットが多い仕事だと思う人は多いですね。

でも仕事の内容以外で、大変なことやつらいことって実はけっこうあったりするんです。

ここでは、事務員さんが感じる『つらいこと』あるあるをご紹介します。

なお職場の環境により条件は異なりますので、必ず感じるということではありません。

上司が暑がりだと、冷房で寒くても寒いと言えない

夏になると、家庭でもだんなさんとエアコンの温度で喧嘩になることってありませんか?
我が家も主人がとにかく暑がりなので、エアコンのリモコンの取り合いをしてました。

それと同じことが会社でもあるんですね。

外回りの多い営業さんは暑い場所で仕事をしているので、外から帰ってきたら当然のようにエアコンの温度を下げる人がいます。
でも「外で頑張ってきたんだから、仕方ないよねって」、まだ我慢ができます。

しかしずっと室内にいる上司が、一日中エアコンをガンガンにきかせてていると、ちょっと許せません。
許せませんが、上司なので何も言えないんです。

上司がトイレに立ったすきに温度を上げても、「なんか暑くない?」とすぐに温度を下げられてしまうんです。

【画像】あまりにもひどいと、殺意がわくこともある

事務職は、パソコンなどのデスクワークが主な仕事なので、ほとんど動きません。
なので、足元が冷えて腰や足が痛くなってしまって本当に大変でした。

室内の温度と外の外気温の差が大きくて、体調を崩しそうになることもたびたびありましたよ。

職場の環境が男性社員の中に女性が1人になってしまう

小さな会社の場合、総務、経理、その他の雑務は女性の事務員が1人ですべて行っていることがあります。
その場合、自分以外はすべて男性社員で、男性の中に女性が1人で仕事をしなくてはいけない場合があります。

【画像】周りは男性だけ。女性は一人 という職場も多い

特に小さい会社の場合は、その傾向が多いです。
女性1人でも気にならないという気持ちがなければ、事務職に就くのは難しいかもしれませんね。

お客様がきたら、作業中でもお茶入れ強制

事務の仕事には、日次業務と月次業務があります。
日次業務はほぼ毎日行わなければならない仕事で、月次業務は、締め日などに行う業務です。

仕事量が少ない会社であれば問題はないのですが、事務員の場合、日常業務以外の雑務がけっこう多いです。
でも自分の計画どおりに仕事が進まないことが、ほとんどです。

時間に追われて仕事をしていたとしても、電話が鳴れば電話にでなければなりませんし、来客があればお茶入れなどをしなければなりません。

【画像】「お茶なんて自分で入れればいいじゃないの!」といいたくなりますよ

そして業務を中断したとしても、その日にやらなければならない仕事は、翌日に回すこともできません。

会社によっては、社員全員にお茶を入れなければならないこともあります。
お茶を入れることも業務の一環ではありますが、嫌な顔をせず、突発的な雑務もこなしながら仕事をする必要があることも、覚えておいたほうがいいですね。

事務員ってけっこう孤独なことがある

これも職場によりますが、とても孤独に感じることがあります。

私は「仕事辞めるんだったらうちで仕事をやらない?」と声をかけてもらって、事務の仕事を始めたことがあります。

そしていざ仕事を始めてみたら…
1日の仕事量がものすごーく少なくて、とにかく暇。
だから1日が長い長い。

そして従業員は外回りで、事務所にいることがほとんどありません。
つまり、基本的に事務所にいるのは私1人。
しかも、電話もほとんどなし。

【画像】あまりにも事務の仕事が暇なので、ネットをしていました
【画像】オフィスでは孤独なこともある

「私、いらなくない?」って思ってしまいました。

小さい会社の場合は、事務所に自分1人だけってこともあって、孤独感を感じることがありますよ。

総務事務の主な仕事とは?

【画像】総務事務の主な仕事

総務事務は、その会社の縁の下の力持ち的な内容が主な仕事です。

例えば…

  • 会社で働く社員のための仕事
  • 社員の人が働きやすい環境を整える仕事
  • など

わかりやすくいうと、総務事務で働く人にとってのお客様は、自社の社員ということなんです。
では具体的な仕事を、いくつか見ていきましょう。

物品の管理

総務の仕事に『物品管理』というものがあります。

これは社内で使う消耗品や、その他のありとあらゆる必要な物品を管理する仕事です。

例えば…

  • 文房具
  • トイレットペーパー
  • 洗剤
  • お茶
  • コピー用紙
  • など

社内で使われている消耗品は、会社の経費から支払われています。
ムダがないように、消耗品が切れて仕事がしにくくなることがないように、常に物品の状態や在庫数を把握して管理を行います。

【画像】プリンターのインクも重要な消耗品です

場合によっては、注文してから入荷まで数週間かかるものもあります。
それがないと仕事ができないものだったら、タイヘンなことになりますよね。

そのため、『チェックを欠かさない心構え』を持っておくことが重要です。

保守管理

保守管理は、ファックスなどの機器の定期点検の管理などを行います。
機器などにトラブルがあったときに、メーカーや取引先に修理の依頼をするのも仕事です。

【画像】機器が壊れたらすぐに修理してもらえるように交渉することもある

社内で使われている機器が突然使えなくなってしまいますと、社員の仕事にも影響を及ぼしてしまいます。

保守点検作業のスケジュールの把握し、点検などの際に機器が使用不可能になる日時がある場合は、社員にお知らせをするなども仕事ですね。

社内で必要な文書の作成・文書管理

総務では、会社内の人に向けた書類の作成や、文書管理などの仕事もします。
また全社員の情報管理もしているので、社員管理のための文書作成などもあります。

次のようなことも、文書管理です。

  • 他の人が必要な書類を確認できるようにファイリングをする。
  • 規定の年数が経過した書類を決められた方法で処理する

作成したのが他の部署でも、会社で使われている書類は、最終的に総務で一括管理されていることが多いです。

社員のための必要な手続きに関する業務

社員の入社、退職時に必要な手続きなども総務が担当しています。

給与振り込みのための銀行口座の確認や退職時に必要な書類の作成などですね。
手続きに必要な内容を、メールで連絡する企業もあります。

社会保険の加入の手続きなども総務の仕事ですね。

経理事務の主な仕事とは?

【画像】経理事務の主なお仕事は?

経理の仕事は、お金に関わる仕事が主な業務になります。
現金の管理や社員の給与、交通費の支払い、売掛金や請求書などの書類の作成や顧客先への支払いなどがあります。

現金・預金の管理

会社は、毎日何かしらのお金が動いています。

日常の業務に必要な小口現金や、顧客先への支払い、会社の管理のために必要な経費の支払いなどです。
会社で必要なお金の管理を担当しているのが、経理の仕事になります。

社員の交通費・給与の管理

社員の給与の支払いや、出張に必要な交通費などの管理も経理で行います。

出張などで必要なホテル代や交通費は、精算するまで正確な金額がわかりません。
だからおおよその金額を仮払いで出金して後日精算を行ったりします。

また、毎月社員の給与が給料日に入金されるように、事務処理をするのも経理事務のお仕事です。

請求書発行・取引先への支払い

顧客に対して請求書の発行や入金の確認、取引先に対しての買掛金の支払いなどを行います。
会社によって締め日が異なるため、会社に送付されてきた請求書の内容を精査し、支払いをします。

請求書の内容に誤りがあった場合の確認作業も、経理の仕事になります

営業事務の主な仕事とは?

【画像】営業事務の主なお仕事は?

営業事務の主な仕事は、営業マンがスムーズに営業の仕事をできるように、あらゆる形でサポートすることです。

取引先から担当者あての電話を受けることも多いです。
そのため、どの営業マンが、今どの会社に行っているかなど、営業マンのスケジュールを把握する必要があります。
緊急の場合は、電話やメールで連絡をとることもあります。

また、営業に必要な書類の作成なども行います。

営業担当者のアシスタント業務

私が営業事務をしていたときに実際にやっていた主な仕事は、以下のようなものでした。

私がやっていた仕事…

  • 顧客先から連絡があったら、営業マンに連絡を取り、内容を伝える。
  • 見積書、納品書、請求書の作成
  • 出張時のビジネスホテルの予約
  • 販売している製品に必要な消耗品の発注、管理、顧客先への販売
  • 厚生労働省に提出する書類の作成
  • 取り扱い説明書の作成

営業マンの交渉結果によっては、帰ろうと思ったときに、突然仕事を依頼されることもありました。
毎日仕事を頑張っている人たちを見ると、帰るに帰れませんでした。

また販売していた商品に関する消耗品の発注などもしていました。
実際にお金の支払いをするのは経理なので、経理担当者と金額を合わせることが私の仕事でした。

忘れ物をした営業さんと駅で待ち合わせをして、忘れ物を届けにいったこともありましたね。
通常業務のほかに突然たのまれることも多かったので、臨機応変に対応する能力が求められる仕事でした。

一般事務の主な仕事とは?

【画像】一般事務の 主なお仕事は?

一般事務は、総務や経理などを除いた、『会社に必要な事務処理を行う仕事』と認識されていることが多いようです。

具体的には…

  • パソコンを使ってのデータ入力
  • 社内外で使用する書類の作成
  • 郵便物の仕分け
  • 電話応対
  • 来客対応
  • など

業務内容は会社によって異なります。
一般事務の範囲に、総務事務が含まれていることもあります。

疑問や不安がある場合は、事前に確認するようにしてくださいね。

顧客対応

会社に来客された取引先の人やお客様の対応を行います。
応接室や面談ができる場所に案内をして、お茶をいれるなどの対応をします。

電話応対

会社にかかってきた電話を、最初に対応するのが事務員の仕事になります。

電話中に他の電話があったときは、手のあいている社員が担当してくれることがあります。
ですが基本的に、事務員が対応します。

OA作業

OA事務というと範囲が広くなってしまいますが、パソコンを使って行う業務全般を指しています。
納品書や請求書・その他の書類の作成、会社で使用しているシステムへのデータ入力などがあります。

データ入力は、エクセルの書類に必要事項を入力するスタイルもありますが、会社専用のシステムに入力することもあります。
パソコンを使って作った書類のファイリングや管理などの仕事もあります。

事務職を希望する場合に求められるパソコンのスキルとは

【画像】事務職に求められるパソコンのスキルとは?

事務職は、パソコンを使わなければ仕事ができないといっても過言ではありません。
書類作成などは主に事務員の仕事になりますので、パソコンを使う仕事の範囲も幅広くあります。

高度スキルが必要なケース

書類の中にはパワーポイントを使って作成する場合もあります。
エクセルに入力されたデータを効率よくまとめるために、関数やピポットテーブルといった知識も必要になることがあります。
特にエクセルの場合、会社によって必要な関数や使用している機能などが異なるため、募集時に『〇〇が使える方』のようにエクセルの機能が書かれていることもあります。

私は、マイクロソフトオフィス・スペシャリスト(MOS)のマスターの資格を取得しました。

【画像】MOS

マスター資格とは、同一バージョン(officeには2013とか2016とか発売された年によってバージョンが違います。
ワードやエクセルは単体の資格なので、すべて同じバージョンで取得する必要があるということです)で、ワードのエキスパート、エクセルのエキスパート、パワーポイント、アクセスまたはアウトルック(メールやスケジュール管理ができるものです)の資格をすべて持っている人のことをいいます。

以前こちらの記事でMOS試験について書いたので、関心のある方はチェックしてみてくださいね。
MOS試験は独学でも合格できるのか?元パソコン教室のインストラクターが教える学習方法!

これだけ資格を持っていても、派遣社員として、とある会社に事務員で入ったときに周りの人のパソコンのレベルの高さに正直驚いてしまいました。
パソコンに関してはある程度勉強もしてきましたし、パソコン教室のインストラクターもやってきました。

それでも、担当部署に配属されたときは、使ったことがない機能を覚えるのに必死になってしまったのです。
パソコンの知識はあったのですが、実際に仕事として実践を重ねてきた人にはかなわないな~と思いました。

もちろん、事務の仕事をしている人すべてがパソコン操作に関してハイスペックとは限らないです。
でも会社によってはかなり高度な機能の操作を要求されて、ハイスペックになることがあるんですね。

エクセルを多用する会社の場合、この機能が使える人という募集条件が書いてあることがあります。
募集する際は、パソコンのスキルがどの程度必要な会社なのか、何が使えればいいのかなどを確認することをおすすめします。

キーボード入力できればOKなケース

消耗品の手配や受発注業務が主な業務の場合、キーボード入力ができれば十分なケースもあります。

消耗品の手配は、決められた用紙に数量を入力して、仕入れ先にメールやFAXを送ります。
特に高度なスキルは必要ありませんね。

受発注業務でも、専用のシステムが用意されていることが多いです。
こちらも手順にしたがって作業をすればいいので、スキルがなくても問題がないケースが多いですね。

事務職をやりたいけれど、MOSとか難しいことがわからなって人も多いと思います。
ですがあきらめないで、面接にチャレンジしていれば、高度なスキルがいらない会社にであえるかもしれませんね。

事務の仕事は空きが少なく希望者が多いって本当?

【画像】事務の転職はライバルが多い

事務の仕事は増員されることも少ないため、担当者が辞めなければ事務員に空きが出ません。

また辞めた人の補充をする形で募集されることが多いので、1つの会社で採用1名ということがほとんどです。

でも…

事務の仕事をやりたい、事務職に転職したいという希望者はとても多いです。
そのため、記事の最初にも書きましたが、1名の募集に対して100名以上の応募があることもめずらしくないんですね。

事務職は、募集が少ないうえに採用枠も少ないというのは本当のことなのです。

では少しでも有利に、事務職に転職するにはどうすればいいのでしょうか?

事務職への転職には転職エージェントを利用する

転職エージェントという言葉を聞いたことがありますか?
転職エージェントとは、わかりやすくいうと、転職のサポートをしている会社のことをいいます。

【画像】事務職への転職には転職エージェントを利用してみよう!

事務職は、いままでご紹介のように募集も少なく、採用人数も少ないため採用を勝ち取るのがとても大変なんですね。
そこで、事務職のように採用されにくい仕事へ転職を希望する場合は、転職のプロの力を借りて転職をするという方法をご紹介します。

転職エージェントとは?

転職エージェントという名前を聞くとなんだか仰々しくて、

【画像】主婦の私が利用するところじゃないんじゃないの?

って思いませんか?

【画像】「バリバリ仕事 したいです!」

っていう人が、仕事を探すための場所っていうイメージがあるんじゃないかなと思います。

確かに転職エージェントは、パートというよりは正社員の仕事を探すために利用する人がほとんどです。

でも事務の仕事は、今までご紹介してきたように、募集がとても少ないんです。
しかも、できれば正社員を雇いたいという企業も多いんです。

そんな理由で、今までパート経験しかない人が事務の仕事を探すのって本当に大変なんですね。

そこで、転職のプロの出番なんです。

『募集をしている企業』と『仕事を見つけたい人』の間に入って交渉をしてもらうことで、一人で仕事を探すよりも採用率をあげることができるんですよ。

【画像】転職エージェントは間に入って、転職をサポートしてくれる!

正社員で事務の仕事に採用されれば、長く安定して仕事をすることができます。
そして会社にもよりますが、事務員さんは、締め日以外のときなら定時に帰れることも多いです。

転職エージェントを利用して、思い切って正社員の事務の仕事を探してみるというのも、事務職に転職するための成功の秘訣の1つですね。

転職エージェントを利用するメリット

転職エージェントを利用するメリットは、自分の希望する仕事を紹介してくれるという事です。

この記事の『事務職に求められるものは資格よりも即戦力』で、私が以前、面接でガッカリしたという話をしました。

こちらの話です。
【画像】↓【画像】↓
【画像】面接で想定外の質問をされた
一般事務の面接にいったら、総務経験がないとダメと言われてションボリしながら帰ったんです。

面接って会場に行くまでに、とても疲れるんですよね。
履歴書などの準備もそうですが、
「質問に答えられなかったらどうしよう」
「忘れ物したらどうしよう」
「遅刻したらどうしよう」
など、失敗したことを考えてストレスがたまっていくんです。

だから私が経験したような、最初から実質選考外な面接とか受けたくないんです。
でも企業が本当に望んでいる人材なんてわからないから、面接を受けてみるしかないんですよね…

と、私も思っていました。

ですが転職エージェントは、企業が本当に求めている人材を把握していて、それに合った就職希望者に紹介するんです。

【画像】転職エージェントは希望する仕事を紹介してもらえる

企業と就職希望者。

お互いの希望が合っているわけですから、手探りで事務の仕事を探すよりも、採用される確率があがるんですね。
もちろん、

『前提からして不採用!!』

なんてことは、ありません。

また、転職エージェントはハローワークや求人サイトで紹介されていない求人情報を多く持っています。

このような点も転職エージェントを利用するメリットですね。

転職エージェントにかかる費用

これだけのサービスをしてもらえる転職エージェントなので、利用するのにかなりお金がかかるんじゃないの?と思う人も多いかもしれませんね。

でも…。

実は、転職エージェントを利用するのは、基本的には無料で利用できる会社がほとんどです。
なぜ、無料で利用できるかというと、転職エージェントは求人を出している企業から紹介料をもらっているからなんです。

しかも転職エージェントによっては、半年以内に紹介者が退職した場合は、紹介料を企業に返金するというシステムを採用しているところもあります。
適当に紹介して、すぐ辞めてしまったら、転職エージェント側も損をしてしまうんですね。

利用者が安心して働ける会社に採用され、また企業もいい人材を紹介してもらえる流れがなければ、転職エージェントの信頼はなくなってしまいます。
事務職のような募集が少ない仕事に転職を希望する場合は、転職エージェントを利用するメリットは大きいんです。

事務職に転職を希望する場合は、転職エージェントを賢く利用してみてください。

まとめ

事務職への転職を希望している人はとても多いです。
でも、ご紹介のように事務職は募集も少なく、採用枠も少ないためかなり狭き門なんですね。

そして、ひとことで『事務』といってもその仕事内容は多岐にわたります。
専門の知識や経験がなければ採用されにくい仕事から、トイレットペーパーの補充や洗剤の補充といった雑務まで仕事の範囲はとても広いです。

会社の規模によって、仕事が細分化されているところもありますが、事務員1人で、総務、経理、雑務まですべてをこなさなければいけない会社もあります。

「こんなはずじゃなかった…」ということがないように、その会社でどんな仕事をするのか把握したうえで応募する必要があります。
応募前に聞けないという場合は、面接の時に確認してくださいね。

また、事務職の募集を探して応募するのは、情報を見つけるだけで大変なこともあります。
それを解消するお手伝いをしてもらえるのが転職エージェントという会社です。
転職エージェントは、人材を募集している企業の情報を持っているうえに、会社と求職者のマッチング、面接の交渉などを無料で行ってもらうことができます。

事務職への転職を希望している人は、こういったサービスもうまく利用してみてくださいね。

 

 

 

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