飲み会の幹事マニュアル-デキる幹事の上手なやり方

「飲み会の幹事に任命されてしまった…」

楽しい飲み会も、幹事という立場での参加は、気が重いですね。
それ以前に、準備なども大変です。

そこで今回は、私が会社の先輩から教えてもらったアドバイスなどをもとに、飲み会の幹事を上手にやっていくための方法をご紹介します。

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飲み会の幹事に抜擢された!上手なやり方の前に幹事として心得ておきたいこと

幹事に抜擢されたとき、こんな心持ちをしておけば、気持ちも軽くなります。

1:プレッシャーと感じないで慌てないこと

どんな飲み会であっても、幹事がいなければ始まらないですし、成立しませんね。
また、あなたの飲み会までの準備一つで飲み会の流れも変わってきます。

でも、飲み会までの準備を抜かりなく進められると、幹事としての自分の気持ちに少しずつ余裕が生まれてきます。
不要な不安は準備をしていく過程でかき消してしまいましょう。

事前にできることには最善を尽くして、当日は慌てずに楽しみながら過ごしましょう。

2:飲み会の目的と、どんな飲み会にしたいかを考えてみる

飲み会と一言で言っても様々ですよね。

例えば…?

*新人歓迎会
*送別会
*新・忘年会
*仕事の打ち上げ
*親睦を深める

どんな飲み会なのかをまず考えてみましょう。
そんなの分かってる!と思っても幹事のことで頭がいっぱいだと忘れがちになります。

目的が頭にあると、開催時期や参加を募る部署の範囲、会場の規模などがある程度分かって来ますよ。
また、明確に飲み会の目的がわかることで、どんな流れの内容で飲み会を作り上げていきたいのかも見えてきます。

3:同僚や同期を味方につけて協力してもらおう

幹事は当日も含め、やることがたくさんあります。
お店の決定、準備や企画内容、会費の管理など規模が大きくなるにつれて負担になってきます。
そんな時は、仲の良い同僚や同期を一緒に巻き込んでみましょう。

味方をつけて役割分担できると、幹事としての気持ちの重さも軽減されますよ。
私はお店の下見がてらに同期を誘って飲みに行きつつ、協力を仰いだことがあります。

いざ出陣!飲み会幹事としての準備の進め方

プレ準備編その1:日程調整と連絡

まずその飲み会の主役の都合のいい日を3日ほど聞き、それを候補日に設定しましょう。
候補日が決まったら、次はメールで参加部署のメンバーへ連絡をします。

出席の可否は、専用のネットサービスを使うのが一番手間がかかりません。
おすすめは『調整さん』。
非常にシンプルですが、逆にわかりやすいのが好印象です。

調整さん
調整さん:https://chouseisan.com/

なお、食物アレルギーや嫌いなジャンルの食べ物がある人には、別途メールで返信してもらうといいですね。

プレ準備編2:お店選び

飲み会開催の日や参加人数が決定したら次はお店選びです。
お店決めのポイントは実にたくさんです。

*お店を選ぶポイントやコツ*

(1) 食べ物やドリンクメニューが豊富なお店を選ぼう
(2) 会場の座席タイプ・個室や間仕切りがあるか確認
(3) 会社から割と近いお店を選ぼう

これらのポイントやコツを頭に入れて、協力を仰いだ幹事仲間と何軒か下見をしてみてくださいね。
一人で決めるより、色々な人の意見を耳にしていけば楽しく飲み会ができるお店を決められると思いますよ。

では、一つずつ簡単に紹介していきます。

(1) 食べ物やドリンクメニューが豊富なお店を選ぼう

主役の好みもヒアリングしつつ、参加者も差し支えないメニューを選びましょう。

またアラカルトより、コース料理の方が一人当たりの料金も決まってくるので、予算を決めやすいです。

料理については、個人的には、大皿より一人一人に料理が運ばれてくるタイプがオススメです。

個別料理をおススメする理由

・一人一人のお皿にとりわけるのが面倒
・配分を間違えると不公平感がでてします
・幹事(自分)の食べる時間が減る!

なるべく自分がすることを省いて、自分も楽しく過ごしたいものです。

(2) 会場の座席タイプ・個室や間仕切りがあるか確認

会場は、座敷・テーブル・掘りごたつ式など、席のタイプが様々です。
主役はどんな雰囲気で楽しみたいかを聞いてから決められるといいですね。
聞けない立場の場合は、人柄で決めてしまいましょう。

例えば…?

・しっとり落ち着いた感じが好みであればテーブル
・いつもみんなでワイワイするのが好きなタイプなら座敷

また「個室の有無」も視野に入れてみてください。
見知らぬ他のお客に気を遣わなくてよいだけで、飲み会の雰囲気がガラッと変わってきます。

お店がその人数でいっぱいになってしまう規模なら「貸切」も検討してみてください。

(3) 会社から割と近いお店を選ぼう

電車に乗って移動しなければいけない場所など、交通費がかると不満を言う人もいます。
なるべく会社の近辺で選ぶのが無難です。

かといって

・会社近辺に飲み屋さんが少ない
・収容人数で収まる会場がない

と言う場合は、一駅、二駅くらい移動するくらいなら許容してもらえるかもしれません。

プレ準備編3:予算決め

コース料理で一人当たりの料金が決まっていても、主役から会費を徴収というわけいきませんよね。

また、

・主役が複数いる
・贈り物やイベントなどを企画している

場合、会費に少し上乗せした予算組みをしなければばなりません。

一人当たりの会費の決め方は、次のような対応が考えられます。

一人当たりの会費の決め方

・主役の人の分はみんなで折半する
・役職で金額に色をつける

また出席者が突然の出張など、やむにやまれぬ事情で欠席する場合、予約人数を変更できればいいですが、料理の都合上、難しいことがあります。
だからといって、本人の責任でもないので、会費を徴収しにくいですね。

そのようなケースを考慮して、少し多めに一人当たりの会費を設定しておく必要があります。

余った会費は、返金や、次回の会費にしましょう。

プレ準備編4:予約を忘れずにしよう

予約時は、次のことをお店に伝えます。

予約時、伝えること

□ 開催日時
□ 参加人数
□ 料理のコース

そのとき、以下のことも確認しておきましょう。

予約時、確認すること

□ キャンセルは何日前までならOKか
□ 参加人数の変更期限
□ コース料理や席タイプの変更はできるか
□ 開始時刻や終了時間を変更したい場合の対応
□ クーポンや割引券は希望しているコースで使用できるのか
□ 贈り物などの持ち込みはOKか
□ ちょっとした企画や演出はどんなことができるか、設備の確認

できればお店の下見でその場で予約を決めながら、お店の人をも味方につけて柔軟な対応をしてもらえるといいですね。

<本格準備編>お店が決まったらすることリスト

お店が決まったら、次にやることをまとめました。

[まとめ:お店が決まったらやることリスト]

1. 飲み会案内メール
2. 席順の決め方を決める
3. 会費回収
4. 贈り物、企画準備
5. タイムテーブル決め
6. 挨拶の根回し
7. 二次会会場ピックアップ

ここまで決めてしまえば、重たかった気持ちが楽しみに変わっきます。
幹事としての役割も当日を過ごすのみです。

では一つずつ見ていきましょう。

1. 飲み会案内メール

日時とお店、会費が決まったら、参加対象者へメールをします。

気をつける点は、会費が異なるときです。
同じメールに部長クラスは〇〇円、課長クラスは××円と記載すると失礼になります。
役職で金額が異なる場合は、役職別にメーリングリストを作成して、金額の記載を変えて送るようにしましょう。

メール例:

件名:【新人歓迎会についての決定事項】日時・場所・会費のお知らせ

新人歓迎会参加対象者の皆さまへ
お疲れ様です。〇〇です。

XX月ZZ日に☓☓さんの新人歓迎会を行う事となりました。日次は下記のとおりです。
場所:〇X△居酒屋
お店のHPはこちらを参照ください→http://www.xxxx.net
日時:YY月XX日18時より開始

また、△△日までに会費を回収しに参ります。
××××円をご用意いただきますよう、よろしくお願いいたします。

キャンセルについて
キャンセルは前日まで可能です。急遽参加できない場合は前日までに連絡をお願いします。
また当日キャンセルは、キャンセル料が発生しますので返金はできかねます。ご了承ください。

2. 席順の決め方を決める

飲み会当日、席順でもたついたり、マゴマゴすることがあります。
そうならないように、あらかじめ席順の決め方を決めておきましょう。

たとえば、「席順クジ」で飲み会の開始前から場を和ませるのもいいですね。
席にあらかじめ席に番号を書いたメモを置いて、引いた席に座るだけなので、簡単です。

ただし、飲み会の主役や上司などは、みんなと話しやすい席にしてあげましょうね。
また幹事は、店員さんに注文をしやすい位置で決め打ちしてしまいましょう。

3. 会費回収

飲み会の会場で会費を集めると、こんなデメリットがあります。

現場徴収のデメリット

・主役がいる場合は気を遣う
・お釣りが渡せなくなったり、時間がかかる
・無断欠席者から会費を徴収できない

会費は事前に集金しておくとスムーズです。

幹事としての仕事をスマートにこなすために、前日までに集金してお金のトラブルは避けるようにしましょうね。

4. 贈り物、企画準備

贈り物は、主役の好みや趣味に関連する品物が喜ばれますね。
私は、花束やメンバーの寄せ書きが入った色紙も嬉しかったです。

イベントは、ビンゴで景品を設けたり、座ってできるゲームで盛り上がるのも一体感が出て、楽しめますよ。
ノリの良い人や盛り上げ役に最適な人を司会に任命するのもアリです!

5. タイムテーブル決め

タイムテーブルは、一般的には次のような流れになります。

現場徴収のデメリット

1. 全員が揃って着席したら、ファーストドリンクを取りまとめて注文
2. 全員のドリンクが揃うまで、幹事(進行役がいれば進行役)の自己紹介やその飲み会で初対面の人がいれば自己紹介など雑談で繋げる
3. 開会の挨拶、乾杯の挨拶
4. ワイワイ歓談タイム
5. 余興(贈り物、イベントなど)
6. 主役の挨拶
7. 締めの挨拶

時間内で収めることができるように、タイムテーブルをメモ書きしておくと、落ち着いて楽しく飲み会を過ごせます。

6. 挨拶の根回し

上記でご紹介したタイムテーブルでも何回か出てくる挨拶。
幹事としてメリハリを利かせつつ、楽しめる飲み会になるかを左右する挨拶。

ここでは、その場面で挨拶に適している人や挨拶の振り方などをご紹介したいと思います。

開会の挨拶

最初に、一番偉い役職や上司に乾杯の挨拶をお願いするのが一般的です。

次ような感じで卒なく振ってしまいましょう。
その場の雰囲気やノリもあるでしょうが、幹事がたくさん話すのはご法度です。

開会のあいさつの振り方

皆さん、お疲れ様です!
今日は○○さんの歓迎会(名目の飲み会)と言うことで、この会を設けさせてもらいました。
親睦を深めながら、楽しい会にしていきたいと思います。
早速ですが、△△本部長に、乾杯の挨拶をお願いしたいと思います!
△△本部長、よろしくお願いします。

主役の挨拶

主役の人には事前に「会の途中で挨拶を振るので一言お願いします」なんて伝えておきましょう。

突然振られると、主役が緊張してしまったり、無茶振りが嫌だったなんてことになりかねません。

ここでも幹事が、主役へ挨拶をしやすいように、振ってあげてくださいね。

主役へのあいさつの振り方

皆さま盛り上がっている所恐縮ですが、ここで今回の主役へ挨拶をお願いしたいと思います。
〇〇さん、それではよろしくお願いします。

締めの挨拶

締めの挨拶は、参加している人の中で二番目に偉い役職や上司にお願いします。

定番の締めの挨拶はこんな感じです。

主役へのあいさつの振り方

宴もたけなわではございますが、時間も迫って参りましたので、この辺でお開きにしたいと思います。
本日はお忙しい中、このようにお集まり頂きまして本当にありがとうございました。
最後に〇〇課長から締めの挨拶をお願いしたいと思います。

挨拶をお願いする時には、お願いした全ての人に制限時間も伝えてくださいね。
話が長くなる人もいますからね。

また、幹事のことで頭がいっぱいかと思いますが、挨拶をお願いした人には「ありがとうございました」の一言も忘れないようにしましょうね。

締めの挨拶

7. 二次会会場ピックアップ

二次会については、二次会好きな幹事以外の有志が取り仕切る職場もあります。
この場合は、任せてしまいましょう。

幹事が二次会も取り仕切る場合は、あらかじめお店を何軒かピックアップしてておきましょう。

すぐに電話でアクセスできるように、目星をつけたお店のホームページをパッと開けるようにしておくとスムーズですよ。

当日は仕事を早く終わらせるのも幹事の仕事

飲み会当日に幹事が仕事で忙しくしていると、他の人が「今日は本当に飲み会できるの?」なんて心配になってしまいます。
当日は、幹事は早めに仕事を終わらせましょう。

もしも緊急の要件で遅れる場合は、幹事の代役を立てて段取りを説明してあげてくださいね。

当日は飲み会のリマインドを忘れずに

当日は、朝礼やメールで、次のように伝えておきます。

当日は飲み会のリマインド

今日は〇時から、〇〇をおこないます。
開始時間に遅れないように、退社してください。

気を配ることがいっぱいだけど、幹事も楽しくが一番

飲み会中は、色々と気を配ることがいっぱいですね。

例えば…?

・ドリンクや食べ物、空っぽの人が居ないかな?
・会話が進まず、つまらなそうにしている人は居ないかな?
・お酒を飲みすぎて気持ち悪くなってない人は居ないかな?

そんな中で、楽しむのは難しいかもしれません。
ですが幹事が楽しそうにしていると、周りの参加者も楽しい気持ちで飲み会を過ごせます。

タイムスケジュールは進行通り?

歓談の時間が楽しいと、ついつい時間も忘れがちになりますし、ダラダラと時間も過ぎてしまいます。

「次のご予約がありますので、そろそろ退店をお願いします」なんて店員さんから言われると、計画も頓挫してしまいます。

時間を気にすることも忘れずに、準備しておいたタイムテーブルに沿って、タイミングを見計らいながら次の仕切りをしていきましょう。

お会計はスムーズに!二次会の準備と忘れ物チェック!

店員さんのお会計催促の声は、私の経験上ですが空気が変わってしまったりします。

「お会計をお願いします」と店員さんから言われる前に、さっと済ませておきましょう。

「え、もう会計終わったの?」

誰にも気付かれずにお会計が終わっていると、出来る幹事だと思ってもらえますよ。

そして二次会へ行く人を取りまとめ、二次会の目星をつけたお店へ電話しましょう!

飲み会が終わったら、参加者の忘れ物が無いかチェックをして、最後にお店を出ましょう。

【実感】幹事をすると向上するビジネススキル

飲み会の幹事は、面倒なだけで、何も得るものがない。
そう感じてしまいますね。

しかし会社員時代に私が幹事をさせてもらって、自分で仕事に結びつくスキルが向上したと感じたことがありました。
それをここでご紹介したいと思います。

その1:スケジュール管理やタスク管理

飲み会を参加者に満足して楽しんでもらうには、色々な場面で日程や時間を決めたりすることが多いです。

例えば…?

・参加可否の回答期限
・飲み会開催日
・お店へ最終人数調整をする期限
・当日のタイムテーブルや挨拶のタイミング

当日までに何をしなければいけないのか、逆算をして動かなければなりません。

仕事の場面でいうと、例えば遅れが生じている時にはどう対処していくのかリスケジュールをしたり、短期的にスケジュール管理やタスク管理など時間の配分を考えられるようになってきます。

その2:コミュニケーション能力

飲み会の準備段階から、色んな場面でコミュニケーションが必要になってきます。

例えば…?

・他の人にも他の役割で協力を依頼
・主役のスケジュールを聞いたり
・挨拶を事前にお願いしたり
・会費のことで上司や先輩に負担額のお願いをしたり
・お店の人とのやりとり

普段はあまり話すことがないと言う間柄でも、話す機会が増えるとその人の考え方や人柄が見えてきます。

「いつも仕事のことでA先輩に質問していたけど、B先輩にも質問してみよう」
なんて色んな人とコミュニケーションできると、業務でもわからないことなどを聞ける人が増えて、円滑に仕事が進められるようになります。

その3:予算管理

飲み会は、それなりに予算を多くして、いいお店に行けばみんなが楽しめる、とは限りません。

お金をかけ過ぎれば不満も出ますし、安すぎて食事が満足にできなければそれもまた不満になります。

また、例えば上司から

「主役のプレゼント代も航路して予算を組んでくれ」
「前回の飲み会の繰越し金がこれだけあるから、一人当たりはこれくらいの予算で、いい感じにできるお店を探してくれ」

なんて要望や制限が出ることもあります。

どんな場合でも、限られた予算でやりくりしなければならないスキルが問われてきます。

仕事の場面でも、「取引先とこれだけの予算でこれだけ仕入れて、利益率をあげる」など、予算の計画などができるようになってきます。

私は、直接的にお金のことを管理するような仕事はしていませんでした。
でもお客さん先(派遣など)の業務で「給料に対してこれだけのスキルや成果を出そう!そしてお客様にこんなにできるのに安いと言ってもらえるようになろう」とコストを考えられる働き方をすることができるようになってきました。

その4:交渉術アップ

飲み会の幹事は、交渉力も時として必要になってきます。

例えば…?

・席の確保
・コース料理を値段を変えずに少しメニューを変えてもらう
・各種挨拶のお願い
・イベント企画のお願い

幹事の交渉という腕の見せ所で、飲み会の盛り上がり方が変化します。

私は仕事で、お客様と交渉することがありました。
幹事をするまでは交渉するのが苦手でした。
というより話が苦手で、相手を納得させられる話し方をしていなかったからです。
しかし幹事という役割を与えられたことで、筋道を立てて話ができる力がついて苦手意識がなくなってきました。

その5:見渡す力が付いて仕事でも臨機応変に対応できる

私は飲み会の幹事をさせてもらった時、こんなことが大変でした。

例えば…?

・挨拶の依頼
・主役の好みを聞き出す
・お店決め
・当日は全体の流れを把握したりタイミングを見て仕切る

大変でも幹事が陰ながら動かなければ、楽しめる飲み会は成立しません。

今まで、自分の割り振られた仕事のことで視野が狭かった私。
幹事を通して、仕事の取り組み方といいますか、視野が広くなりました。

「他の人の業務には分野が違って手が出せないな」と思っていたのが「今、手すきなのでやり方を教えてください、手伝っていいですか?」なんて声をかけている自分がいたりします。

幹事は色々こなしていく中で、仕事でも全体が見えるようになって、臨機応変に対応できるようにもなってきますよ。

飲み会幹事は大変ですが、悪いことばかりではありませんでした。
むしろ自分にとって、プラスになる面が多かったと私は感じました。

まとめ

いかがでしたか?幹事は実にやることがいっぱいなんですね。

また参加者が多いほど、その飲み会を成功させる難易度が上がってきます。

しかし、参加者全員の楽しい笑顔が見られたら
「幹事を引き受けてよかった」と思えるはずです。

ぜひ、参加したみんなが楽しめる飲み会を作り上げてくださいね。

 

 

 

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