上手な会議の進め方 有意義だったといわれるためにすること

「グダグダ会議にうんざり」
「会議と言っても名ばかりで、やっても何もかわらない」
「もっと意味にある会議をすればいいのに」
なんて思っていた社内会議。
でも、ある日司会をやるように言われたら？

自分も出席者に批判される立場になってしまうかもしれません。
そんなのイヤですよね。
できれば参加者から、
「今度の会議、有意義だったよね」
といってもらいたいですよね。

そこで今回は、有意義な会議を進めるためにはどんな会議にしたらよいか、どんな進め方をするのがよいのかについてお伝えします。

会議の上手な進め方

会議を上手に進める大切なポイントは、
「事前準備をしっかりやること」
「会議の役割者が自分の役割を果たすこと」
これだけです。

でも、それが難しいんですよね。

では、「事前準備」は何をしたらいいのか、会議の役割者はどんなことをしたらいいのかについて解説していきますね。

【超重要】会議の準備

効率的で効果的な会議を行うためには、事前準備ってすごく大切なんですね。
準備不足だと、進行に支障が生じて会議が長くなります。
結果としてそれが、ダラダラ会議の原因になるんです。

会議の参加者がしっかり考えて意見を出し合うためには、考える時間も確保することが必要です。
考える時間は確保しつつ、ダラダラ会議を卒業するためには、「会議の事前の準備を怠らない」ということが重要なカギになります。

会議室の予約

会議を行う場合、会議をする場所は何パターンかありますね。

1のケースの場合は特に予約の必要はありませんが、2、3のケースは事前に会議室を予約する必要があります。
会議室を使う頻度が高い会社の場合は、うっかり予約を忘れてしまうと使いたい日に会議室が使えなかった…という事態が起こります。

また貸し会議室などを利用する場合は、手ごろな値段で借りられるところはすぐに予約で埋まってしまいます。
会議の予定が決まったら、まずは会議室の予約を早めに行うようにしてください。

アジェンダの作成

アジェンダとは、会議の日程や出席者、各議題のタイムスケジュールなどをまとめた資料のことをいいます。
会議に出席する人が議題の内容や、各議題にかけられる時間を把握しておくと、会議当日にその場で意見を考える時間の短縮にもつながります。

これは、ワードのテンプレートです。

テンプレートを使うと、時間をかけずに見栄えのよいアジェンダを作れるのでおすすめです。
カラー印刷はもったいないといわれることもあるので、そういう場合は白黒印刷にしてくださいね。

アジェンダには、会議の各担当の役割者の名前、議題の発表者、議題を取り上げた理由などを記載しておきましょう。
役割者については、あとの項目でお伝えします。

しっかりと記載しておくことで会議の参加者が、事前に議題の目的を理解して参加することができます。
そのため「議題から話が脱線してしまう」「議題について考える時間を長時間確保する」といったムダを減らす効果が期待できますよ。

参加予定者への連絡

アジェンダの作成が終わったら、会議参加予定者に会議の日程を連絡しましょう。
お昼をはさむ会議の場合は、昼食の手配が必要になることもあります。
参加予定者に連絡をしたあとは、会議の準備に支障がないように早めに出欠の有無の確認してください。

出席者が確定したら、アジェンダを送り、会議当日の議題などを把握してもらいます。
メールでも回覧などでも大丈夫ですが、各自で事前に内容を確認しておいてほしいという内容を一緒に伝えておくようにしてくださいね。

私は、アジェンダと会議資料をメールに添付していました。

会議資料を印刷して渡そうとすると、印刷する時間や、順番通りに並べてホチキスでとめるという作業が必要です。
参加人数が多いと、それだけ時間がかかり、非常にムダに感じてしまいます。

なのでメールに添付して、各自で印刷してもらうのがおすすめです。

会議当日の事前準備

会議当日は開始時刻になる前に、机、椅子、ホワイトボード、会議資料などを準備しましょう。

会議が始まる前にエアコンや暖房のスイッチを入れ、部屋の温度を適温にしておくことも忘れずに！
会議室に入ったとたん、暑すぎたり、寒すぎたりすると、参加者のテンション（やる気）が下がりますよ。

会議当日の進め方

準備が整ったあとの会議当日の進め方についてご紹介します。

コツをつかむと会議がスムーズに進行できます。
まず頭の中で会議全体の流れをイメージしてから始めてみてください。

会議の流れを確認する

会議のはじめに、出席者全員でアジェンタの確認をしましょう。
今日の会議は、どんな議題があって、何のために、何を話し合うのかという点を共有しましょう。

各議題についての議論

会議の流れを把握したら、各議題についての議論に入ります。

はじめに発表者から、議題の目的、決定しなければいけない内容などについて説明をします。
議題の説明が終わったら、ファシリテーターが参加者の意見を吸い上げていきます。

ファシリテーターの役割と注意点

これらの対応を取りながら、各議題を時間内に収まるように会議を進行していきましょう。
タイムキーパーに経過時間や残り時間を確認しながら進めるといいですよ。

ただし、ファシリテーターは、あくまでの中立の立場を守りましょう。
時間内に終わらせるためにファシリテーターの独断と偏見で結論を決めてしまう…なんてことがないように注意してくださいね。

会議の総括

すべての議題についての話し合いが終わったら、最後に会議の総括を行います。
どんな議題について話し合い、どう決まったのかをまとめて話をするということですね。
何か抜けている点はないか、異論はないかについても確認しておきましょう。

次回会議の決定

最後に次回の会議予定を決定します。
日程が決まったら、全員で日時を確認し、今回の議題で結論が出ないものがあった場合は、次回会議で結論を出すように促しておきましょう。
時間があれば、議題も決めてしまうといいですね。

会議に必要な役割者とは？

会議を効率的に行うために会議に必要な役割者を準備し、お互いの役割を理解して会議を進めていきましょう。

会議に必要な役割者には以下のものがあります。

それぞれの役割について説明します。

会議の進行や雰囲気を決める要「ファシリテーター」

「ファシリテーター」は、わかりやすくいうと司会進行係です。
ファシリテーターの役割は、司会進行だけではなくて、意見を出しやすくしたり、タイムキーパーの指示で議題をできるだけ時間内に収めるように誘導する役割もあります。

また会議が進展しなくなってしまったときは、意見を出してもらうように促すなど会議の流れを変えるといった対応も必要です。
ただし、立場はあくまでも中立でいることが大切です。
良い雰囲気で会議ができるか、雰囲気が重苦しくなってしまうかは、ファシリテーターの腕次第といっても過言ではありません。

有意義な話し合いをするために大切な「発表者」

各議題の提案者や議題に関する説明などを行うのが「発表者」です。
発表者の大切な役割は、議題を他人事として感じさせてしまわないように上手なプレゼンをすることです。

会議がつまらないと感じさせてしまう原因は、「自分には関係のない話をしているな」とか「自分に提案できそうなことがないな」と思わせてしまうことです。

だから「発表者」の一番大切な役割は、「意見をいってみようかな」という気持ちになるような発表をすることなんですね。

ムダに会議を長引かせない見張り役「タイムキーパー」

タイムキーパーの役割は、その名のとおり「時間を管理すること」です。
会議は誰かが少し本題から外れたことをいってしまうと、それにのる人があらわれて、気が付いたら本題が行方不明なんてことがあったりします。

そんなことがないように、タイムキーパーは議題の1つ1つを時間内でまとまるように会議の進行状態を常に把握していることが大切です。
「この議題に関する残り時間はあと〇分です」のように、途中でアナウンスを入れるようにすると、参加者が残り時間を意識して、効率的に会議が進められる効果が期待できます。

でも「あと〇分なので、急いで結論を出しましょう」などのように過剰にプレッシャーを与えない配慮も大切です。

会議の内容をしっかり記録「書記」

会議の発言内容や決定事項を記録するのが「書記」のお仕事です。
会議の内容は、終了直後は覚えていても、時間が経つと忘れてしまいます。

あとで参加者がしっかりと実務に活かせるように、要点をまとめながら議事録を作成する必要があります。

有意義な会議にするために大切なこととは？

会議を有意義なものにするためにはいくつか注意することがあります。
以下の内容にも気を配り、会議を進行するようにしてみてください。

情報（議題）を詰め込みすぎない

会議は時間をわざわざ作って行うもの。
だから、できるだけ多くのことを決めてしまいたいですよね。

しかし情報（議題）を詰め込み過ぎてしまうと、1つの議題にかけられる時間が少なくなってしまい、十分な議論ができなくなってしまいます。
また会議の時間が長くなり、集中力もなくなります。

一度の会議で議題を詰め込み過ぎないように注意しましょう。

適度な休憩時間を取る

人間が集中できる時間は一般的には45分程度といわれています。
だから、1時間につき15分程度の休憩時間を取ようにスケジュールを組むと、集中した会議が期待できますよ。

休憩時間には「雑談の中からよいアイデアが生まれる」なんて効果もありますよ。

肩書に関係なく発言できる雰囲気づくり

会議は、肩書に関係なく発言ができるというのが理想です。
でも雰囲気によっては、下の立場の人が意見を言えないということがありますよね。

そんな時は、指名などでこちらから意見を求めるようにしてみてください。
次第に、意見をいいやすい雰囲気になりますよ。

できるだけ多くの人の意見が発表できる工夫をしておく

会議で発言する人が限られてしまうと、意見が偏ります。
発言できない人は、蚊帳の外にいるように感じ、会議に出席する意味がわからなくなります。

その場合におすすめなのは会議の前に、「議題の〇〇について、〇〇さんの意見を発表してもらいます」と事前に伝えておくことです。
前もってお願いをしておけば、事前に話す内容を考えてきてもらうこともできます。
自分が意見を発表するとなれば会議にボケ～と座っているだけ…とはいかなくなりますね。

会議で意見を出してくれない人には、アジェンダを送るときに「〇〇について意見をお聞きするのでお願いします」という連絡をしておきましょう。
この方法は、相手も心の準備ができるのでおすすめですよ。

会議の結果を『視える化』して共有する（PDCAサイクル）

ムダな会議だったと感じてしまう理由は、会議で決まった結果が共有できていないということがあります。
PDCAサイクルという言葉があります。
仕事は、

・計画を立て（Plan）
・実行し（Do）
・結果を確認して（Check）
・改善する（Act）

を繰り返してよりよい状況を作っていきます。

会議でどんなにいい計画を立てて実行したとしても、結果につながったという実感がなければ、会議はつまらないものだと感じてしまいます。
結果を実感してもらうために、どんな変化があったのかということを数値化したデータを全員で共有しましょう。

結果を共有していれば、次の会議で改善点を考えやすくなるというメリットもあります。
議事録と一緒に、途中経過も全員で共有できるような環境を整えてみてくださいね。

温度差をなくす工夫をする

会議は立場の違う人同士が集まります。
だから、全ての人が同じ思いで会議に参加するのは正直難しいですね。

そのため、人によって温度差が生まれてしまうんです。
この温度差が、会議がつまらないと感じてしまう人を生んでいるといっても過言ではありません。

まずは温度差をなくすことから始めましょう。
それにはつまらそうにしている人を指名して意見を意見を聞いてみてください。

もし自分の意見が採用されればやる気につながります。
採用されなくても、また指名されると思えば、つまらないなんて言ってられませんよね。

温度の低い人の意見を積極的に吸い上げ、温度差をなくす工夫が大切ですよ。

まとめ

会議の司会者って、とても難しいですね。
でも、それも経験なんだと、今では感じています。

社会人の全てが、会議の司会者を経験するわけではありません。
だから経験したことがない人よりも、確実に何かをえているはずです。

最初は失敗するかもしれません。
ですが未来のあなたのために、頑張ってくださいね！