会議で発言できない人が発言できるようになるための6つコツ

「今日って会議の日だっけ?ゆううつだなぁ」なんてことを思ったことはありませんか?
会議って緊張感があるし、会議で発言ができなくて「発言ができないなら会議に出る必要がない」なんてことを上司に言われてしまったことがあるという人もいるかもしれませんね。

そこで、なぜ会議で発言することができないのか、会議で発言できるようになるにはどうしたらいいかについてご紹介したいと思います。
人の前で自分の意見を発表するのは怖いと感じると思いますが、この記事を参考に少しだけでも発言の恐怖を克服してみてくださいね。

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会議を行う意味とは

「会社の会議ってなんの意味があるだろう?」そんなことを思った経験ってありますよね。
私は、会議に行くたびにそう思っていた時期があります。
会議が嫌いだったっていっても過言じゃないです。
とはいえ、欠席もできなかったので毎回頑張って参加していました。

そこで、会議での発言を考える前に「会議を行う意味」についてちょっと考えてみましょう。

会議は今の状況をよりよくするために行われるもの

「PDCAサイクル」という言葉を聞いたことがありませんか?
PDCAサイクルとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)を繰り返すことによって継続的に品質や業務の改善を行っていくことをいいます。

仕事はまずは計画(Plan)を立て、計画どおりに実行(Do)します。
実行の結果の評価を行い(check)、悪かったところは改善(Action)するということです。
会議には、このPDCAサイクルの評価の部分と改善にあたる部分を行うために会議を開いて「現状報告」や今後の「改善点」を話し合い、みんなで情報を共有するという目的があります。

つまり、会議は自分には関係ないや~ということではなくて、各々の場所で計画を実行した報告や、それによってよかったことを共有し、悪かったところはどう改善するかというのを話し合うものなんですね。
それは、仕事の内容ももちろんあるのですが、自分たちが働きやすい環境を整えるための意見を出せる唯一の機会と言い換えることもできます。

会議で意見を言えない人はいなくても同じ?

仕事って、これでやったらうまくいく!と思って行動しても、実際にやってみたら効率が悪いな~と感じることや、もっと違う方法を試したほうがやりやすいかも?と思うことってけっこうあったりしませんか?
でも、今までの人がこのとおりにやっていたから、やりにくいけどまぁいいか~って思うこともあると思うんですね。

自分でよかった点や悪かった点に気づいているのに、その大切な意見を言わなければそのことが会社に反映される機会を失うことになります。
もっと厳しい上司や先輩がいた場合は、「会議に出ても毎回意見を言わないならもう会議に出なくてもいい」なんていわれてしまう可能性もあります。

発言をできない自分がいけないのかもしれないけど、でも「会議に出なくてもいい」といわれてしまったら、ちょっとショックですよね。

立場が違うからこそ見えるものが違う

「発言はしなくちゃいけないってことはわかってる。でも、そんなこといっても恐れ多くて意見なんて絶対いえないから悩んでるんだけど」って思った人もいると思うんです。
私もけっこう大きな規模の会議から十数人の会議まで参加してきましたが、内容についていくのに精いっぱいでとても意見をいえるレベルじゃないっていう会議も経験したので、その気持ちはすごくよくわかります。

部署の会議のときは、上司という立場も経験したのでその経験からお話させていただくと、上司には上司の目線でしか見えないものっていうことがあるんですね。
逆にいうと部下の立場だからこそわかることあるので、上司には気づけないことや、わからないことを教えてもらえるというのは実は上司にとって貴重なことなんです。

また担当している仕事が違うと、他の人がどんな仕事をしているのか、何に不便を感じているのかなど、すべて把握するのは難しいですよね?

あなたの立場で、あなたの仕事を正確に判断できるのはあなただけです。
つまり、いろんな仕事の担当者がそれぞれの立場で意見を伝えるということはとても大切なことなんです。

会議で発言できない?発言できるようになるためのコツ

会議で発言する男性

会議とは何か、会議で発言するっていうことは大切なんだってことはなんとなく理解できたけど、でも怖くていえないとか、自分の意見がなくて発言できないっていう人もいると思うんです。

そこで、会議で発言できない人が発言できるようになるためのコツについてお話したいと思います。

コツ1:自分に自信を持とう

さきほど、あなたが担当している仕事のことを一番わかっているのはあなただけですよということをお話しました。
通常の場合、会社は仕事を分担していることが多いですね。
あなたもあなたの仕事はよくわかっていると思うのですが、あなたが担当していない仕事のことはよくわからないと思います。

会社全体として、こうした方がいいとかという視点で考えてしまうと言葉が出てこなくなってしまうので、あなたの担当している仕事からの視点でどうしたらいいかというふうに考えてみてください。見方を変えるということです。

あなたの目線からみた会社という視点で考えてみると、もっとこうした方がいいとか、このやり方に替えてもらったら仕事がやりやすくなったとか感じることってありますよね?
それを素直に伝えてみましょう。

自分の意見を否定されても気にしない

会議で発言できないもうひとつの理由には、「自分の意見が否定されるのが怖い」ということがありますね。
同じ会社の人であっても、同じ仕事をしていたとしても、感じ方や考え方は人によって違います。
性格も違うので、もしかしたら、あなたの意見を強く否定する人もいるかもしれません。

でも、あなた自身も他の誰かの意見を聞いたときに、同意できるときもあれば、なんか違うなと思うこともありますね。
あなたの意見を否定する人がいても、考え方が違う人がいるんだなという事実だけを受け入れて、気にしないことが大切です。

目をつけられたりしない?会議はみんなが平等に意見を言える場所!

女性が多い職場の場合、かなり強い人がいて自分の意見をいうのが怖いという人もいると思います。
何かいって目をつけられたらいやだなとか、職場で孤立したくないという気持ちになってしまうこともありますよね。

でも会議は悪口をいう場所ではなくて、みんながよりよい環境で働くことができるようにするためだったり、会社がよくなるためだったり、よりいい品質になるように改善するために行うものだというお話をしました。
つまり、会議は会社を良くするものに行うものなので、立場や役職などに関係なく平等に意見をいえる場所だということです。

仮に、意見をいったことでいじめのような悪質な対応をする人がいた場合は、信頼できる上司に相談してみてください。

コツ2:会議の内容を把握しておこう

会議で建設的な意見をいうためには、会議の内容を把握しておくことが大切です。
会議とはまったく関係ない話をしてしまうと、周りの人に迷惑をかけてしまうことがありますし、会議の進行を妨げる可能性もあります。
会議に必要な意見を発言するためには、まずは会議の内容を把握しておくようにしましょう。

コツ3:特に意見がないときの対処法

会社での立場の違いによって、業務内容で把握している範囲が異なるので、「よくわからない」、「内容が理解できない」ということもあるかもしれません。
そんなときはどう対応したらいいのでしょうか。

自分に関わりのある点がわからないとき

会議を進行していた経験からお話すると、自発的に意見を求めるのではなく、みんなの意見を知りたいときに個別に「〇〇さんはどう思いますか」という形で発言を求めることがあります。
通常の場合は、まったく関係のない人に意見を聞くことはありませんので、意見を求められたということはあなたの仕事が会議の内容になんらかの接点があるということです。
会議の前に、議題とあなたの業務にはどんな関係があるのかをまず理解しておくようにしてみましょう。
よくわからない場合は、上司に事前に質問をしておいてもいいかもしれませんね。

会議で意見をいう必要性を感じないとき

今まで何度か会議に出ていて、会社の考え方と自分の考え方が違うな~と思ったり、なぜこう改善しようとしているのか理由がわからないなど、人の話を聞いていると自分が納得できなかったり、理解できなかったという経験をしたことがあります。

「発言」とは、自分考えを言葉に発することですね。
つまり、「こうしたほうがいい」という内容をいうことだけが発言ではなく、疑問点を確認するということも「発言する」ということになります。

どんな意見をいったらいいのかわからないとき

どんな発言をしたらいいかわからないときは、会議を進行している中で出てきた意見や内容を100%理解して、そのとおりだという意見でしたか?それとも何か疑問なことがありましたか?

100%理解できて、相手の意見に同調できるのであればそれもあなたの立派な意見です。
わからないことがあったら、確認するのも立派な発言ですね。

どんな意見をいったらいいかわからないときは、「相手の意見に同調したことを伝える」「わからなかったことを質問する」ということを実行してみてください。

会議で発言できるようになるコツ~実践編~

今まで会議で発言できるようになる「コツ」についてご紹介してきましたが、具体的にはどんなことを実践すればよいかについてご紹介します。

コツ1:会議の内容やスケジュールを把握しておく(アジェンダを確認しておく)

まず、会議で発言するためには、どんな人が集まっていてどんな議題があるのかを把握しておく必要があります。
会議の内容や出席者がわかると、どんな傾向に話になるのかということがおおよそ想像できるようになります。
このような書類のことを「アジェンダ」といいます。

「アジェンダ」って何?

「会議で発言できない」と調べていると「アジェンダ」を確認しておくという内容を見たことがある人もいるかもしれませんね。「アジェンダ」とは、会議日程や議題などをまとめたもののことをいいます。

こんな感じの書類ですね。

アジェンダ
※MicrosoftWordのテンプレートより

・会議する日時
・参加者
・会議の時間
・各議題と会議の予定時刻

といった会議の進行が、まとめられていますね。

会議を効率よく行うために、事前にこのような書類が配られたりすることもありますし、社内メールで添付されていることもあります。
このような書類が届いたときは、特に議題について事前に確認しておくようにしましょう。

会議の議題と自分の仕事の関わりのある部分を見つけておく

議題の中に自分の仕事と関係している部分はないか、また会社全体のことについての議題はないかを確認しておきましょう。
会社全体の議題であれば、その会社に勤めているわけですから何かしらの関わりがある可能性も高いですし、自分がやっている仕事に関係がある内容であれば発言を求められる可能性があります。
しっかりチェックしておきましょう。

コツ2:自分の目線で意見を考える

「会議で発言ができない」「発言をしたことがない」という人は、自分の立場からの意見を考えましょう。
会社全体のことを考えてしまいますと、難しく考えてしまい、言葉が出てこなくなってしまいます。
自分の目線や自分の立場で素直に感じたことや思ったことなら話しやすいですよ。

かっこいいことをいう必要はない

会社の会議に参加すると、カタカナ用語が飛び交っていて何をいっているのか意味がわからないという経験をしたことはありませんか?
実は私はそれを聞いて、よくわからないのにマネをして使っていたことがあります。
後で全く意味が違うと指摘されて恥ずかしい思いをしました。

会議だからといって、ビジネス用語を使う必要なんてないですし、かっこいいことをいう必要もないです。
自分の理解している言葉で、素直に伝えることを意識してみてください。

コツ3:改善点がない場合はよい点に着目した意見をいう

会議というと、改善する点が議題になることも多いです。
改善点が見当たらない、特に自分は困っていないときは、いえる意見がない!なんていうこともありますね。

そういうときは、よい点について意見をしてみてください。
よい点をさらによくするのも、改善点です。

よい点に着目する人は少ないので貴重な意見になりますよ。

相手に伝わりやすい発言とは?

今度の会議では「発言してみよう」という勇気が出たあなたに最後のアドバイスです。
せっかく発言する勇気を出したのに、何をいっているのかわからないなんていわれてしまったらショックですよね。
そこで相手に伝わりやすい発言についてお話してみようと思います。

結論を最初に話す

ビジネスの世界では、よくいわれていることなのですが、「結論を最初に話す」という方法です。

ダラダラと説明をしてしまうと、結局何がいいたいの?という状態になってしまいます。
最初に結論を話すと何を伝えたいということが相手にすぐに伝えることができます。

たとえば「私は〇〇だと考えます」理由は・・・のように、結論を話してから理由を答えるような話し方を意識してみてください。

5W1Hを意識する

5W1HとはWho(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)の頭文字をとったものですね。

「だれが」、「いつ」、「どこで」、「なにを」、「なぜ」、「どのように」を意識して話の構成を考えるということです。
発言内容がわからないといわれてしまう理由は、大事なこれらの言葉が抜けてしまい、意味がわかりにくくなってしまうんですね。

意見をいう前にこれらのことをメモしておき、メモを見ながら話しを組み立てるように練習してみてください。
しばらくすると話し方が慣れてくるので、自然に話せるようになりますよ。

不満ではなくどうしたらよりよくなるかを意識する(Howの部分を大切にする)

会社での会議がダラダラと長くなってしまう原因の1つに、不満ばかりを言い合ってしまうことがあります。
会議はあくまでも、今の状態よりもさらにいい状態にするためのものです。「〇〇ではよくない」では何の改善にもなりませんね。

「今はこういう状態で、こんなことが困っているので、こんなふうに改善したい」のように、今の状態、困っていること(よくないこと)、改善策まで答えるように意識してみてください。
出席者全員が前向きな気持ちになり、会議も効率的になります。

意見は簡潔にまとめる

言葉は長くなると意味がわかりにくくなります。発言する前に自分が一番伝えたいことは何かを頭に思い浮かべてみましょう。
さきほど、説明した「結論」ですね。
結論を伝えた上でわかりにくいところや詳しく説明したところを「補足」だけするつもりで話をすると、簡潔に話しやすくなりますよ。

意見が違う人がいるのが当たり前

自分の恥をさらしますが(笑)、以前の私は、会議中に自分の意見を否定されるとあからさまに態度に出ていたと思います。
自分の意見を反対されることに腹が立っていたわけではなくて、自分の答えがベストな回答だと思い込んでいたので、否定される意味がわからないという感覚だった気がします。

今でこそ、こういう考え方もあるんだなと相手の意見を受け入れられるようになりましたが、相手は自分の意見に同調するのが当たり前だと思っていたんですね。

立場の違い、目線、考え方、感じ方は人によって違うので、意見が違う人というのは必ずいます。

逆にいうと、考え方が違う人がいるから進歩もあるということです。
勇気を出して発言したときに、もし自分の意見を否定されてしまったときは、「こういう考え方もあるんだな」と心の中でつぶやいてみてください。
相手の考え方に合わせるのではなく、ただ事実としてこう考える人がいるんだなと思うだけで少し落ち込まなくなりますよ。

自分の意見が通らないことがあることを認識しておこう

会社という1つの組織の中で仕事をしているので、良かれと思って発言したことが却下されることもあります。
違う立場で、違う考えの人が同じ職場で働いているのですからこれは避けては通れないことなんですね。

理不尽だと思うこともありますし、納得ができないときもあります。
自分の意見を発言しなければ、相手には伝わらないですが、すべてが通るわけではないということを認識しておくことも大切です。

まとめ

会議についていろいろご紹介してきましたが、いかがでしたか。
自分の意見をいうということは、自分の言葉に責任を持つということでもあります。
それを考えると、会議で発言するというのは怖くなってあたりまえなんですね。
でも、違う見方をすると会議で発言するということは、あなたの考えを他の人に知ってもらうチャンスだともいえます。

せっかく与えられたチャンスです。
無駄にしないで、勇気を出してぜひ会議で発言してみてくださいね。

 

 

 

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