新人教育のコツ-成功させるために必要なこと

新人教育に頭を悩ませている新人教育担当者は多いですね。
今、新人教育で悩んでいる人も、これから新人教育担当になる予定がある人も、新人教育を成功させるために必要なことを覚えておくと自信を持って対応することができると思います。

過去、新人教育で苦労したことや失敗談、また私が先輩から教えていただいたことなどと一緒にご紹介しますので、新人教育をするときの参考にしてみてくださいね。

新人教育をするうえでの心構え

新人教育のコツのお話をする前に、はじめに新人教育をするうえでの心構えについてご紹介します。
最初に新人教育は難しいという先入観を持ったまま新入社員や新人スタッフの教育を始めてしまいますと、お互いに感情的になったり、新人教育が失敗してしまったりすることがありますので注意しましょう。

自分の新人時代と今では時代が違うことを理解する

遠い昔の話になりますが(笑)、私が新人の頃は、仕事は教えられるものではなくて見て盗むものみたいなところがありました。
今の時代にこんな教え方をしたら、「ちゃんと教えてもらえません、パワハラです」なんてことになってしまうかもしれませんね。

教育担当者が育ってきた時代と新人スタッフが育ってきた時代では、世の中の時代背景や考え方が大きく変わってきています。
「自分の頃はもっと厳しく教えられたのに」なんて思ってしまうこともありますが、自分の新人時代と今では時代が違うことを理解して新人教育をすることを心がけてみてください。

新人に最初からダメな人のレッテルを貼らない

つい、やってしまいがちなのが少し教えた段階で、なかなか仕事が覚えられなかったり、ミスを連発されたりしてしまうと、「あの子はダメだ」とすぐにダメな人のレッテルを貼ってしまうことってありませんか?

この行動は自分が仕事を教えてもらったときの自分と、教育している新人社員と比較してしまうこともありますし、前に教えた新人社員と今教えている新人社員を比較してしまっていることもあります。

人には得手不得手があります。1度ですぐに覚えてしまう人もいますが、覚えるまでに時間がかかる人もいます。最初からダメな人のレッテルを貼ってしまうと、教えられる方が委縮してしまう可能性があります。

「新人社員は、仕事を覚えるのに時間がかかるのがあたりまえ」という認識して、気長に教えようという気持ちでスタートしてみてください。

新人教育担当者は自分の仕事調整も行っておく

これは私の失敗体験からのアドバイスです。サービス業をしていたときなのですが、私以外はすべてパートさんだったので、けっこう入れ替わりがある職場だったんですね。
そのため、新しいスタッフを採用するとその都度仕事を教える必要があったんです。
日常の業務は、同じ日にシフトに入っている先輩スタッフを中心に教えてもらうようにしていたのですが、人によってやり方が違うのでわからないといわれたことがあったので、その人に関しては私が仕事を教えるようにしたんです。

一応、現場の責任者でもあったので、責任者業務の他に自分の普段の日常業務もあり、そこにさらに新人スタッフ教育の時間を作らなければいけなくなってしまいました。

何もなくても毎日時間に追われる状態で仕事をしていたので、仕事を教えている時間は自分の仕事の手を止めなければいけなくなってしまったので気持ちがどんどんつらくなっていきました。
その結果、自分の仕事が進まなくなって毎日遅くまで残業しなくてはいけなくなったので、新人スタッフが仕事を覚えてくれるまでの期間イライラしてしまうことが増えてしまったのです。

本来であれば、「困ったことはない?」と私から声をかけてあげる余裕が必要だったのですが、自分から声をかける余裕はもちろんなくて、わからないことがあっても忙しそうで声をかけにくいといわれるようになってしまいました。
最終的にそれがスタッフの不満の元になり、会社を辞めたいといわれてしまったことがあります。

教育担当者になった場合は、ある程度自分の仕事を整理して事前に周りのスタッフの協力が得られる環境を整えておくことをおすすめします。

教育担当者の仕事が忙しすぎると新人教育を失敗する?

私の失敗のように、教育担当者の仕事が忙しすぎてしまいますと、新人側はわからないことがあっても聞きにくい、どうしたらいいかわからないという状況が毎日のように起こってしまっています。
こうなると気持ちがつらくなっていくんですね。

教育担当者側も自分の仕事が進まず、新人に優しい気持ちで仕事を教えられなくなるという最悪な状態で仕事を教えることになります。
また、教育担当者の仕事が忙しすぎてしまうと、急いで自分の仕事をこなすことになり、自分の仕事のミスにもつながります。

仕事があまり忙しすぎてしまうと、このように新人教育を失敗してしまうことがあります。
仕事のスケジュールは、ゆとりを持って行うことができるようにあらかじめ調整しておきましょう。

自分の仕事が忙しすぎる場合は上司に相談しておく

上司の指示で新人教育を行う場合、自分の判断で仕事の管理をするのは難しい場合もありますね。
そういう場合は、自分の仕事量について上司に相談しておきましょう。
「自分が頑張れば大丈夫」という判断は、自分も新人さんも苦しめてしまうことがありますので注意してくださいね。

新人教育にとって大切なこととは

新人教育を成功させるためには、どんなことが大切なのでしょうか。
私が上司からよくいわれたことは、「良い質問をする」ということです。
困っていたら、すぐに教えてしまうのではなくて、自分で考えることが大切だということなんですね。

では、具体的にはどんなことをすればよいのかについて詳しく説明していきます。

自分の経験や価値観を相手に押し付けない

嫌な上司としてあげられることの中でよくいわれるのが、「昔の自慢話ばかり聞かされる」というものがあります。
教育係になると、早く一人前になってほしいという思いがあるので、自分の経験談などを伝えることもありますよね。

「自分もうまくいかなかったけど、こんな工夫をしたらうまくできるようになったよ」という体験談であればいいのですが、仕事を覚える速度や仕事の質に関しては、自分の経験や価値観を相手に押し付けてしまうと、相手が苦しくなってしまうことがあります。

「私のときは、何か月くらいで仕事にできるようになった」のように、自分の経験を基準にして、自分の経験や価値観を相手に押し付けないように注意することが大切です。

教える相手の性格を見極める

同じ仕事を教える場合でも、教える相手の性格が違うと同じ教え方でも相手を追い込んでしまうことがあります。
自分から話しかけることが得意ではない場合は、教育担当者の方から積極的に「困っていることはない?」と聞いてあげることが必要ですが、自分で考えて行動できるタイプの人の場合は、あまり何度も声をかけすぎてしまうと、信頼されてないと思ってしまうこともあります。

このように教える相手によって、同じ教え方でもうまくいくケースと失敗してしまうケースがあります。
100%相手の性格に合わせた指導をしなければいけないということではありませんが、指導者はある程度は相手の性格に合った教え方を考えてあげることも必要です。

教える側が必要以上に悩まない

新人指導は、大変なことも多く、うまくいかないと教育担当者の方が悩んでしまうことがあります。
特に最近は、強く言い過ぎると辞めてしまうし、かといって命にかかわるようなお仕事をしている場合や、お金に関する担当をしている部署などでは失敗は許されないケースもありますよね。

伝えなければいけないことはいわなきゃいけないけど、上司からはあまり強くいわないように気を付けてほしいなどといわれてしまうと、教育担当者が必要以上に悩んでしまうことがあります。

確かに、できるだけ早く独り立ちしてほしい、一人前になって戦力になってほしいという気持ちがあるので、悩んでしまうことはありますが、教える側が必要以上に責任を感じ過ぎないようにすることも大切です。

新人教育を成功させるコツとは?

仕事の指導をしていた人たちから、「指示をしてくれない」「わからないことを教えてくれない」といわれた経験があります。
私からすると指示は出していたつもりでしたし、わからないことがあったら聞いてねということを何度も伝えていたのですが、よくよく話を聞いてみると、「行動に困らないくらいの詳細な指示がほしい」、「困っていることがないか常に聞いてほしい」ということだったみたいでした。

逆の立場で言わせてもらうなら「わからないことは何がわからないって聞いてくれなきゃどこがわかんないかがわからない」し、「常に行動を見ていられるわけじゃないから、わからないことは自分から聞いてくれないかな~」と内心は思ってしまいました。

なぜこれが判明したかというと、私の上司からいわれたからです。
私じゃらちがあかないと思ったのか、私の上司に相談したらしいんですね~。このときはけっこうきつかったです。

そんな失敗も踏まえて、新人教育を成功させるコツについてご紹介します。

相手の能力を把握しておこう

仕事の指導が少し進んでくると、能力の差を感じることってあります。
この子は覚えが早いなとか、この子はいつまで経っても覚えられないなといったことは、指導者というほどではなくても新しく社員やスタッフが入ってきたときに先輩として仕事を教えた経験がある人だったら、一度は経験したことがあると思います。

同じ仕事を同じように教えていても、覚えの早い人と、なかなか覚えられない人の「差」つまり、能力の差はどうしてもあるということです。

相手の能力を把握していないと、教育期間が長くなってしまったり、不満の元になったりしてしまうことがあります。
仕事を教え始めたらまずは相手の能力を見極め、把握しておくようにしましょう。

良い質問をしよう

私が部下を育てるときによく上司にいわれたのが良い質問をしなさいということです。
でも、漠然と良い質問をしなさいっていわれても、良い質問と悪い質問の差ってよくわからないですよね。
良い質問をしなさいっていわれても、どんなふうに聞いたらいいのか正直当時の私はよくわからなかったです。

でも、今思い返せば私の場合「悪い質問」が多かった気がします。
時間に追い詰められて心にゆとりがなかったのも原因だと思うのですが、「良い質問」をするという経験も不足していたのだと思います。
そこで、新人や部下を育てるときに大切な「良い質問」についてご紹介します。

良い質問と悪い質問

新人Aさんが仕事でミスをしてしまいました。
教育係のあなたはAさんに質問しています。

1.なんでこんなミスをしたの?この責任はどう取るつもりなの?

2.今回のミスの原因はなんだと思う?次に同じ失敗をしないためにはどうすればいいと思う?

この2つを見ればどちらがいい質問でどちらが悪い質問かはわかりますね。
1の質問は、相手を追い込んでいるだけで何の解決にもならないですね。
でも、つい言ってしまいそうな言葉でもあります。

2の質問は、Aさんにミスの原因を考えるきっかけと、今後同じミスを繰り返さないための対策を考えられるようにしてあげられていますね。

ミスをしたときに、ミスの原因を一方的に指摘して対策を伝えてしまうと、自分の問題として考えることができません。
2の質問のように原因と対策を自分で考えるようにすれば、自ら意識をして仕事に取り組むことができるようになります。

オープンクエスチョン・クローズドクエスチョン

オープンクエスチョン、クローズドクエスチョンという言葉を聞いたことがありますか?
これは、どちらが良くて、どちらが悪いということではなく状況に応じて使い分けることが大切です。

オープンクエスチョンは、さきほどの項目でご紹介した「2」のような質問のことで、質問の答えが「YES」または「No」で答えられない質問のことをいいます。
教育係になったときは、このような質問の仕方を身につけて置くと、新人や部下が自ら考えて工夫ができる人に育てることができます。

質問をするときに注意しなければならないのは、答えの誘導をしないことです。
たとえば、「このやり方がいいと思うんだけど、Aさんはどう思う?」といった感じです。
この質問は答えを誘導してしまうので、Aさんは自ら考える機会を失っていますね。

反対にクローズドクエスチョンは、「YES」「NO」で答えられるような質問のことをいいます。
たとえば、「この仕事は終わりましたか?」といった質問です。

仕事の確認などを行う場合は、オープンクエスチョンではなく、クローズドクエスチョンにすると、明確な答えを出すことができます。
クローズドクエスチョンを使うと簡潔な答えを聞くことができるので、特に会話が要領を得ない新人さんに質問をするときは有効な質問方法です。

進捗(しんちょく)状態を確認しよう

新人さんが不満に思ってしまう原因の1つに、放置されていると感じてしまうということがあります。
自分も仕事を抱えているので、つい、「〇〇をやっておいてね」という指示をしてそれ以降放置してしまうということってけっこうあるんですね。

そして期日にギリギリになって「〇〇やってある?」と聞いたときに、「やってません」といわれてしまい、指示をしたほうがパニックになってしまうということはよくあることです。

「〇〇をやっておいてね」は、もうひとつ問題があります。
日時の指示が抜けていることです。

このケースは、私が良く失敗したパターンの1つです。
指示を出すときは、「必ず期限を決めること」もうひとつは、必ず進捗を確認することが大切です。
日時の指定をしておけば、進捗状況を確認することで締め切りに間に合うかの判断することができますね。
そして、教育担当者が常に声をかけている状態になるので新人さんも気にかけてもらえているという安心感を得ることができます。

困っていることがないか聞いてあげよう

これも私ができなかったことです。困っていることがないか常に声をかけるって簡単にできそうなのに、けっこう難しいです。
特に私の場合は、時間に追われていると思考が停止してしまう癖があって、期日が迫っていたり、時刻が迫っていると他のことに気を回す余裕がなくなってしまっていたんですね。

結果として、このことが部下の不満の元になってしまっていたようでした。
「困っていることはない?」たったそれだけの言葉ですが、かなり意識しないといえない言葉でもあります。

教育係になったときは、「困っていることはない?」と定期的に聞いてあげる癖をつけておくことをおすすめします。

信頼関係を築こう

「困っていること」や「わからないことを質問する」ためには、教える側と教えられる側の信頼関係が必要です。
信頼関係がないと、声をかけにくくなってしまうので、困っていても、わからないことがあっても自分で何とかしようとしてしまったりすることがあります。
その結果、最初はささいなことだったのに、会社としての大きなミスにつながってしまうケースもあります。

会社で雑談は良くないと思う人もいるかもしれないですが、教えている相手がどんなことに興味があるのか、何が得意なのか知っておくことは大切なことだと思います。
たまには、仕事の話ではなく雑談をすると、お互いの距離感が縮まり、話しやすくなりますね。

円滑に仕事を覚えてもらうためにも、たまにはリラックスして雑談をする機会を作ってみてください。

叱り方のコツとは?

新人教育で一番難しいと感じるのは「叱ること」ではないでしょうか。
叱り方を間違えてしまうと、相手が反発したり、委縮したりしてしまうことがありますし、あまり優しい態度ばかりを意識しすぎてしまうと、伝えなければいけないことをきちんと伝えることができなくなってしまいます。

そこで、新人教育で大切な「叱り方」についてご紹介します。

相手の意見を聞く(理由を確認する)

教えている側から見ると、「なんでこんなことするのかわからない」とか「なんでミスしたのに黙っているのかわからない」といったことがあります。
この場合に意識しておかなければならないことは、理由が正しいかどうかということは別にして本人の中では正当な理由があるということです。

たとえば、「きちんと指示をしてくれなかったからできなかった」「教え方が悪かったから覚えられなかった」「できているか聞いてくれなかったから、そのままにしておいた」といったようなことです。

教えている側からすると、「それは言い訳でしょ~」と思ったりするのですが、相手は大真面目に相手が悪いと思っていることがあるんです。

(あなたからみたら正当な理由にはなっていなかったとしても)正当な理由があるのに、叱られることに本人は納得ができないんですね。
ですので、まずは反論をせずに相手の意見を聞いてあげるようにしましょう。

「褒める」と「叱る」の割合は3:1

人を育てるときによくいわれているのが、「褒める」と「叱る」の割合は3:1にするというものです。
何か1つ叱りたいことがあった場合は、3つ褒めなさいということです。
私の経験で感じたことは、1つ叱るために3つ褒められるところを見つけようとするので、教えている相手のことをよく観察するようになりました。
叱るところはすぐ目につくんですけど、褒めるって相手の行動を観察していないとしっかり褒めることって難しいんですね。

誰かに何を教えていると、ダメなところに目が向いてしまうことが多いのですが、1つ叱るときは3つ褒めるところを見つけてから叱るということを意識してみてください。

褒めるという行為は、相手にとっては自分を肯定されている行為ですね。反対に叱るという行為は否定されていると感じる行為です。
否定されることよりも、肯定されていることの方が多ければ素直に聞いてもらえる可能性があります。

どうしても褒めることが見つからないときは、褒める基準のハードルを思いきり下げてみてください。
すると、すぐに褒めるところを見つけることができますよ。

叱ると威圧することの違いとは

「叱る」という行為は、怒りに任せてしまうと相手を威圧してしまうことがあります。
教育係と新人ではそもそも立場に上下関係が存在しています。
つまり、何もしていなくても新人にとって教育係はある意味で怖い存在ということになります。

「叱る」という行動は、「諭す」や「正す」ことですが、「怒り」の感情をもって叱ってしまうと、相手は威圧されていると感じて、素直に言葉に耳を傾けられなくなってしまいます。
問題を理解してもらうためには「叱る」ことは大切なことです。
ですが、感情的にならないように冷静に話すように心がけましょう。

また、叱る場合は必ず1対1で行い、大勢の人の前で叱らないよう配慮することも大切です。

いけないことは毅然と伝える

新人教育をしていると、あまり強く叱ってしまうと辞めてしまうことがあるので、あまり強くいえなくなってしまうことがありますね。
ですが、いけないことはいけないと毅然と伝えないと、さらに大きなミスにつながってしまう可能性もあります。

相手の行動ばかり気にかけてしまいますと、いけないことをいけないと認識する機会を失わせてしまうことになります。
厳しくし過ぎるのはよくありませんが、いけないことはいけないと毅然とした態度で伝えることは必要なことです。

山本五十六の有名な言葉から考える新人教育とは

私が新人教育で悩んだときに、教えてもらった言葉があります。
山本五十六さんという方の言葉なのですが、有名な言葉なので知っている人もいるかもしれませんね。

「やってみせ 言って聞かせて させてみせ ほめてやらねば 人は動かじ。
話し合い 耳を傾け 承認し 任せてやらねば 人は育たず。
やっている 姿を感謝で見守って 信頼せねば 人は実らず。」

という言葉です。

山本五十六(やまもと いそろく)さんは、日本の海軍軍人で、第26、27代連合艦隊司令長官だった方です。
この言葉には、まさしく人を教育するときに大切なメッセージが込められていると思います。

自分の後輩や部下を動かそうと思ったら、何を注意しなくてはいけないかということがこの言葉にすべて含まれていますよね。

1.まずは、自分がやってみせて、やり方を教え、やらせたあとは必ず褒める。
2.しっかり話し合い、相手の言葉に耳を傾け、相手のことを認めて、しっかり任せる。
3.やっている姿を感謝の心で見守って、信頼しなければ人は育たない。

言葉にするとわかりますが、いざこれを実行しようとすると「褒める」「相手を認める」「口を出さずに任せる」「やってくれたことに感謝をする」「後輩や部下を信頼する」ということがつい甘くなってしまっていることがあります。

新人教育で悩んだときは、この言葉を思い出して、教えている側に足りていない部分はないか、振り返ってみるといいかもしれませんね。

まとめ

人を育てるということは難しいですね。よかれと思ってやったことが裏目に出てしまうこともありますし、こちら側の思いが相手にうまく伝わらないこともあります。

ですが、伝えなければいけないことをきちんと伝えることも大切なことです。
新人教育に悩んでいたり、新人教育を担当することになったときにこちらの記事が参考になれば幸いです。

 

 

 

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