正しい領収書の書き方とは?いまさら聞けない領収書の基礎知識

領収書の宛名や但し書きの書き方など、いまさら人には聞きにくいということってありませんか?
常識が無いと思われるのも、イヤですよね。

そこで今回は、いまさら人には聞けない領収書の基礎知識についてご紹介します。
領収書の各項目の内容や意味を理解して、自信を持って領収書を発行してくださいね。

領収書の書き方

領収書は、一般的に市販されているものを使うか、パソコンで必要事項を入力して印刷する方法などがありますね。
どちらを使うにしても、書く内容には変わりありません。

はじめに領収書に記載する項目についてご説明します。

領収書に記載する項目

領収書に記載する項目には以下のような内容があります。

領収書のイメージ画像

(1)日付

領収書の日付欄

領収書の日付は、お金を受領した日、つまり領収書を発行した日付を記載します。
日付は西暦でも和暦でもどちらでもかまいません。

お金を領収し、後日領収書を発行する場合は、領収書の意味から考えると、お金を受領した日付にするのが正しい書き方です。
つまり領収書を発行した日付よりも、前の日付になるわけです。

ですが、会社などのルールで領収書の発行日の日付を書かなければならない場合があります。
その場合は、但し書きに〇月〇日分などのように記載しておきましょう。

(2)宛名

領収書の宛名欄

領収書の宛名は、正式名称を書くことがマナーです。

たとえば、株式会社ABCという社名を書く場合、(株)ABCのように略さずに「株式会社ABC」と記載します。

また、わかりにくい社名の場合、聞き間違いをしてしまうこともあります。
そのような場合は、メモなどにお客様に会社名を記載してもらうと間違えずに記載することができるのでおすすめです。

宛名に会社名を記載する場合、本来であれば会社名+「御中」を使います。
しかし市販されている領収書は、宛名欄にすでに「様」の文字が印刷されていることが多いです。

この場合、そのままでも問題ありません。
「様」という文字を二重線で消し、「御中」の文字に書き替える必要はないですよ。

(3)金額

領収書の金額欄

領収書の金額欄は、あとで加筆できない対策をするというルールがあります。
金額を記載する際に以下の点を注意しましょう。

1.金額の数字同士で、できるだけ空白がないように注意する

2.数字の間には桁数がわかるようにカンマ(,)を記載しておく

3.数字の後ろに加筆できない対策をしておく


¥10,000-
¥10,000※
金10,000也

(4)但し書き

領収書の但し書き欄

領収書は何に対してお金を支払ったのかについてを、但し書き(ただしがき)に書くという決まりがあります。

具体的には、「○○代として」などのような書き方をします。

商品が複数あった場合は、すべての内容を但し書きに記載するのは難しい場合があります。
その場合は、一番金額の大きい商品名を記載したあとに「等」という文字を記載しておくという方法があります。

例:書籍代等

但し書きを記載するときに「お品代として」というものをよく見かけます。
この書き方をする場合は注意が必要です。

なぜかというと、税務調査の際に使途不明金として扱われてしまう可能性があるからです。

但し書きが必要なのは、領収書の発行者ではなく受領する側です。
お客様に、但し書きはどうしたらいいか確認してから書くようにしましょう。

もしお客様側に「お品代として」と書いてほしいといわれた場合は、そのまま記載してもかまいません。

(5)領収額が5万円以上の場合は収入印紙を貼付する

領収書の収入印紙欄

領収額が5万円以上の場合は、200円の収入印紙を貼り、収入印紙にかかるように印鑑を押します(消印)。
収入印紙は、国に納める税金です。
はがして他の書類に流用するなどの不正に使われないように、必ず消印を押しておきましょう。

ただし、領収書に必要な収入印紙の金額は領収金額によって異なります。
詳しい金額につきましてはこちら の記事を参照してください。

収入印紙はいくらから?知っていそうで知らなかった収入印紙の基礎知識

領収書を書き間違えてしまったときの対処法

領収書は、お客様にとって税務上大切な書類になります。
書き間違いをしてしまった場合は、以下のような対応をしてください。

書き間違えた領収書を破棄する場合

書き間違えた領収書を破棄する場合は、次のような手順で処理をします。

1.複写式の領収書で切り離してしまった場合は、原本の下に戻してから大きく×をします。
そのあと、切り離してしまった領収書を紛失しないようにホチキスでとめておきます。

2.切り離す前であれば、そのまま×を書いておきましょう。

3.新しい領収書に書きなおします。

書き間違えた領収書を訂正して使用する場合

書き間違えた領収書を使用する場合は、次のような手順で処理をします。

1.間違えた部分に二重線を引きます。

2.二重線を引いた部分に自分の名前の訂正印を押します。

3.正しい内容を記載します。

書き間違いをした領収書を上記のように訂正をして使用しても、税務上や経理上は問題ありません。

しかし領収書はお客様にとって大切な書類です。
破棄して新しく書き直すことがおすすめです。

領収書になぜ印紙が必要なのか?

領収金額が特定の金額を超えた場合、収入印紙が必要です。
では、なぜ領収書に収入印紙は必要なのでしょうか。

印紙税法とは

領収書に収入印紙が必要な理由は、「印紙税法」という法律があるためです。
印紙税法で定められた課税文書と呼ばれる書類を作成した場合、金額に応じた収入印紙を貼付して印紙税を納めなくてはならないというきまりがあるのです。

課税文書とは

課税文書とは、印紙税法で定められている書類のことをいいます。
課税文書には、領収書の他に「不動産の売買契約書」「約束手形」「預金証書」(通帳)「契約書」「保険証券」などがあります。

収入印紙や課税文書の詳細につきましては、こちら の記事を参照してください。

収入印紙はいくらから?知っていそうで知らなかった収入印紙の基礎知識

返金した場合の領収書はどうすればいい?

領収書を発行したあとに、お客様に返金するケースがあります。
発行してある領収書は、どうすればいいのでしょうか。

この場合、お金を受け取るのはお客様になります。
そしてお金を受け取った証明として、領収書をお客様が発行することになります。

ですがお客様に領収書を用意していただくのは、難しいことが多いです。
そのため返金処理をする場合は、領収書をこちらで用意しておくのが一般的です。
その際、内容をあらかじめ記載しておき、領収者の名前と印鑑だけ押してもらう形にしておきます。

お客様には、印鑑を持参する旨を伝えておきましょう。

返金したときの領収書にも収入印紙は必要なのか

収入印紙は、品物やサービスと引き換えにお金を支払ってもらったときに発行する書類に対して必要となります。

返金の場合は、品物などと引き換えにお金をもらうのではありません。

そのため返金の場合、収入印紙は必要ありません。

まとめ

領収書を発行する際のポイントは、「お金を受け取った日付で処理をする」「宛名は正式名称を書く」「金額を不正できない対応をしておく」「但し書きは、品物やサービスの内容を具体的に記載する」ことです。

領収書を書き間違えてしまったときの対処法や、収入印紙などについてはどこの会社でも対応の仕方は同じですので、しっかり覚えておくといいですよ。

領収書の正しい発行の仕方を覚え、自信を持って対応するようにしてくださいね。

 

 

 

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