効率の良い仕事の進め方

【画像】落ち込む女性

精一杯頑張っているのに、「仕事の効率が悪い」とか「要領が悪い」って怒られた…
同じような仕事をしているのに、他の人は定時…私だけいつも残業…

努力をしているのに、結果がでないのはつらいですね。
気持ちが落ち込んでしまいます。

【画像】トラブルでパニックに

そこで、

    仕事の効率をよくするコツがわからない
    効率よく仕事したいのにうまくできない

という人のために、効率の良い仕事の進め方をお伝えします。

いきなりすべてを完璧にするのは難しいので、1つ1つ意識をして仕事をするようにしてみてくださいね。

なぜ効率良く仕事を進められないのか

【画像】優先順位は?

仕事の効率が悪いと「優先順位を考えて仕事をしなさい」といわれることが多いのではないでしょうか?

しかし本当は、考えていないわけではなくて、仕事の優先順位のつけ方が間違っている、もしくはわからないっていうケースが多いんです。

なぜ、そういうことになってしまうのかというと、
仕事の期限とその仕事にかかる時間が把握できていないことに原因があるんですね。

たとえば、上司に「これやっておいて」と頼まれたとします。
そのとき、仕事の期限についての指示はありませんでした。

そこで問題です!そのあとあなたならどういう行動を取りますか?

  1. 上司にこの仕事をいつまでにやればいいのか確認する
  2. やれといわれたので、他の仕事の手を止め、その仕事にとりかかる
  3. やりかけの仕事があるので、その仕事が終わったら頼まれた仕事をやる

正解は、今上司から頼まれた仕事の期限を確認することです。

この質問で2番と3番を選んだ人は、上司から「仕事の効率が悪い」と言われる可能性があります。

上司から見た、効率が悪い部下っってどんな部下だか分かりますか?
答えは『決められた時間で仕事を終えることができない部下』です。

時間内に仕事を終わらせるには、

・今やっている仕事の期限と仕事にかかる時間
・今頼まれた仕事の期限とかかる時間

仕事を始める前に、両方を把握することが大切です。

仕事にかかる時間は訓練が必要ですが、自分で判断できます。
ですが、期限は判断できないんですね。

判断する方法は一つ。
『上司にこの仕事をいつまでにやればいいのか確認する』ってことだけなんです。

もしすぐにやって欲しい仕事を後回しにしてしまったら、上司は『効率が悪いな』と感じてしまうんです。

仕事の効率を上げられないのは上司にも責任がある?

【画像】忙しい上司

これは、私がかつて上司だったときにやってしまった失敗の体験談からお話してみようと思います。

責任者や管理者、役職がついている人は、通常業務のほかに部下や仕事を管理するための管理業務っていうものがあります。

普段は、仕事にかかる時間と時間配分を考えて仕事をしているのですが、ときどき想定外のことが起こります。
そうすると、自分で計画していたスケジュールどおりに仕事をすることが不可能になるんですね。

でも仕事には期限がありますし、時間にも限りがあります。
その限られた時間内に、どう立て直すかを考えて、部下に仕事を割り振らないといけません。
しかしあせってくると、時間と心にゆとりがなくなってしまうんです。

時間に余裕があれば、具体的な指示を出すことも可能なんですが…
自分が時間に追われているので指示があいまいになり「これ、やっておいて」だけの指示になってしまうこともあるんです。

そして、やってもらったかな?と思って、「さっき頼んでおいた仕事終わった?」と聞くと、「〇〇をやっていたのでまだやっていません」と言われてしまうんですね。
私の中では、〇〇よりも頼んだ仕事の方が優先順位が高かったのですが、その指示をしなかったのは私なので、この場合私の指示不足ということになります。

私の場合は自覚しているので言いませんが…自覚がない上司は普通に怒ります。

仕事をきちんとやっているのにもかかわらず、上司から「優先順位を考えて仕事をしてくれる?」とか「仕事の要領が悪い」といわれる人の中には、同じような状況になってしまっている人がいる可能性があるんですね。

本当は、上司が細かいところまで指示を出せるのが理想なのですが…というか本来はそうあるべきなのですが、業務の忙しさからあいまいな指示を出してしまうことがあります。
そもそも指示の出し方がへたな人もいます。

仕事を依頼されたら、何日の何時くらいまでにやればいい仕事なのか、指示を受けたときに仕事の期限を必ず確認するという癖をつけてみてください。
私みたいに指示不足の上司がいたとしても、優先順位を正しく決められるようになりますよ。

仕事の効率化をよくするために行うこととは

仕事を効率よく行うためには、仕事の期限と仕事に必要な時間を把握するというお話をしました。
次は、それを理解した上で、仕事の効率化をあげるために行うことについてご紹介していきますね。

デスク周りの整理整頓をする

【画像】机を整理整頓

個人デスクがある場合ですが、デスク周りは常にきれいに整理整頓をしておくことが大切です。

机の上の作業スペースが少ないと、荷物を移動しながら作業することになるので、効率がわるいという意味があります。
また必要なものを使いやすい場所においておいて、すぐに使えるようにしておく、という意味もあります。

机の上のものを、適当に引出に放り込んでおくのは整理整頓ではないんですね。

ただし、共用スペースのデスクは、自分が使いやすいように整理をしてしまいますと、他の人が使いにくくなることがあります。
勝手に物をしまっている場所を変えたり、普段おいてあるものの場所を変えたりすることはやめてくださいね。

普段やっている仕事にかかる時間を把握する

【画像】定期的に作業時間を確認

作業する環境を整えたら、実際に仕事の効率をあげるために実践することをご紹介します。

最初にやることは、普段自分がやっている仕事の作業期間を把握することです。

統計によると、
(1)仕事ができるといわれている人
(2)仕事の要領が悪いといわれている人
の1日に時計を見る回数を比べると…
仕事ができる人のほうが圧倒的に時計を見る回数が多いのだそうです。

効率が悪いといわれてしまう人は、自分が行う仕事にかかる作業時間を把握できていないという人が多いんですね。
「どれくらいの時間がかかっているかよくわからない…」という人は、作業開始前と終了後に時計をみて作業時間を確認してみてください。

なぜ作業時間を把握する必要なのかというと、作業にかかる時間がわかれば逆算していつから始めなくてはいけないのかを決めることができるんですね。

たとえば、16時までに終わらなければいけない仕事があったとします。

その作業に30分かかるとします。
15時30分から作業を始めたとすると、16時までその作業に集中しなければ、16時には間に合わないですね。

でも作業にかかる時間がわからなければ、最低でも何時から始めたらいいのか、間に他の作業をやっても間に合うのかという判断をすることができないんです。

そのためまずは、自分が普段やっている日常業務の作業時間を把握することから始めてみましょう。
日常業務にかかる時間を把握していれば、突発的な作業を依頼されたときに、優先順位を考えやすくなります。

また今自分がやっている作業時間を把握できていれば、やり方を工夫してもっと効率よく仕事をする方法はないかなども考えることができます。

Aという手順でやった場合とBという手順でやった場合の時間を比較すれば、どちらが効率がいいかすぐに判断することができますね。
でも、どんなに手順を工夫してもかかった時間を把握していなければ、どちらが効率がいいのか判断することができないんですね。

優先順位を決めたり、やり方を工夫して仕事の効率をあげるためには、自分がその作業にどれくらいの時間がかかっているのかを把握しながら仕事をすることが大切です。

作業中に時計を見る癖がない人は、自分の作業時間を把握していないことが多いので、作業前、作業中、終了後に時計を見ることを意識してみてください。

仕事の指示を受けたときは、いつまでにやるのかを必ず確認する

前の項目でご紹介しましたが、上司の指示があいまいなことがあります。
本来であれば上司が完璧に指示を出せるのが理想なのですが、上司も人間なので指示が甘いときがあるんです。

これは部下を持った経験のある私からのお願いでもあるのですが、仮に仕事を指示されたときに「これやっておいて」とだけいわれたとしますね。
そのとき、いつまでっていわれなかったからあとでもいいのかな?と自分で判断してしまうのではなく、「これはいつまでにやればいいんですか」と部下から確認をするということをしていただけるとありがたいな~と思います。

上司の頭の中には依頼した仕事の優先順位があるんですが、それを伝えずに仕事を依頼してしまうことってけっこうあったりするんです。
自分がいつまでにという指示をしなかったにも関わらず、その仕事を後回しにされてしまうと「え~やってないの?先にやったって仕事、それって急ぎじゃないじゃん」と心の中で思ってしまうことがあります。

部下から見ると勝手な上司ですよね(笑)

でも実際にこんなことが起こっています。
この状態が、「優先順位を考えて仕事してね」という上司の言葉につながっていることがあります。
仕事の指示を受けたとき「いつまでに」の指示がなかった場合は、期限も一緒に確認するようにお願いします。

仕事に必要な時間と期限から優先順位を考える

仕事の効率が悪いと悩んでいる人にとって、一番難しくて悩んでしまうのが仕事に必要な時間と期限から優先順位を考えるということなのかな?と思います。
いわれていることはわかるけど、実際にどう行動したらいいかわからないという人も多いんじゃないでしょうか。

この部分はいわゆる仕事の予定をパズルのように組み立てる作業になるんですね。
期限と時間を組み合わせながら、すべて間に合うようにパズルのように仕事のスケジュールを組み立てていきます。

たとえば、1日の作業時間(勤務時間)が8時間あるとします。

Aという作業を5日間で作業を完了させなくてはならず、作業時間は20時間かかるとします。
これをパズルに当てはめようとすると、この作業だけをすればいいのであれば、20時間を8時間で割れば、2日と4時間作業すれば完成することができますね。

でも、この作業以外の仕事をやりながら他の仕事もしなければならなかった場合、5日で仕上げるためには、1日4時間の作業時間を確保する必要があります。
そして、1日4時間の作業時間が取れなかったとすると、期日までに間に合わないということがわかります。
自分以外にやる人がいなければ残業が必要になるという判断をすることができますね。

こんな感じで期日と作業時間から、いつから作業を開始して、1日何時間の作業時間を確保する必要があるかを考えて、すべての仕事が期限内に終わるように考えて仕事をすることが『仕事の優先順位をつける』ということになります。

イレギュラー(想定外)のことが起こったときのことを考える

前の項目では話をわかりやすくするために、単純に仕事の優先順位のつけ方や仕事の時間を決める方法をご紹介しました。
ですが、仕事をしているとイレギュラー(想定外)のことが起きることがあります。
これは私が一番苦手としているところでもあります(笑)

イレギュラーなことも含めてできるだけスムーズに仕事をこなす秘訣は、期限よりも早めに仕事が終わるようにスケジュールを考えることです。
期限ぎりぎりに終わるようにスケジュールを組んでしまいますと、ちょっと想定外の事態が起こってしまったとき、その時点で仕事が期限に間に合わなくなってしまいます。

ゆとりをもってスケジュールを考えておくと、そのゆとり分の時間でなんとか対応することが可能です。
仕事のスケジュールは、期限よりもできるかぎり早めに終わるようにスケジュールを立てることが大切ですよ。

仕事が間に合わないかもと感じたらその時点で上司に相談

部下の立場で考えると、上司に相談するのは苦手という人も多いと思います。
でも、実は仕事が間に合わないかも?って少しでも感じたときに、その時点で必ず上司に相談するべきなんです。
ぎりぎり期限に間に合いそうな状況で仕事をしているのに、さらにほかの仕事を頼まれたときなども含まれます。

こういう状況のときって、私が頑張ればなんとかなるかも?って思って頑張っちゃう人って多いと思うんです。
たぶん、そういう人は責任感が強くて、真面目な人なんです。

でも、それで間に合えば問題はないのですが、万が一間に合わなかったときに、報告がないと上司は困ってしまうんですね。
早めに相談してもらえれば、対応ができたことでも、間に合わなくなってから報告されると対応がかなり厳しくなるんです。

頑張れば間に合うかもしれないけど、もしかしたら間に合わないかも(完全に間に合わないときも含めて)って思ったときは、その時点で上司に報告してくださいね。
その先の対応を考えるのは上司の役目です。

できないときは助けてもらう

私自身も比較的そういう傾向にあるのですが、人に助けてもらうのが苦手という人ってけっこう多いんじゃないでしょうか。
でも、できないときは助けてもらうって実はとても大切なことなんです。

会社などの組織で働いている場合、自分の仕事が遅れることで他の人にも影響が出てしまうことってけっこうあります。
自力で頑張ってなんとかできるのであればまだいいのですが、頑張ってもどうにもできないときもあるんです。

そういうときは、自分のためではなくて、周りの人のために素直に助けてもらってください。

ですが助けてもらうのも注意があります。
これは若かりし頃の私の実際の体験なのですが、私の仕事はめいいっぱいで、別の仕事をしている人が暇だったので、ちょっとだけ手伝ってもらったことがあったんですね。

そうしたら、直属の上司が社長に呼ばれて、『なんで〇〇さんは関係のない仕事をやってるんだ』って怒られたことがありました。
このようなケースもありますので、だれかに手伝ってほしいときは、依頼したい人に直接頼むのではなく、上司に相談してください。
そして、上司からお願いしてもらうようにしたほうがいいですよ。

仕事は期限よりも早めに終わるように計画する

「イレギュラーのことが起こったときのことを考える」の項目でも少しご紹介しましたが、仕事は期限よりも早めに終わるように計画するようにしましょう。

これには2つの意味があります。

1つは、想定外の事態が起こったときに、対応するための時間を用意しておくためです。
2つめは、時間のゆとりは心のゆとりになるからです。

期限ぎりぎりになるとどうしても「間に合わないかも~」という気持ちがでてきて、焦ってしまいます。
焦っているとケアレスミスをしてしまったり、チェックミスをしてしまい、仕事の効率を落とす原因になってしまうんです。

時間に余裕があれば、ゆっくり作業を進めることができるので、ミスをしにくくなります。
いつもバタバタ仕事をしてしまうという人は、期限よりも早めに仕事が終わるように早めのスタートを心掛けてみてくださいね。

仕事を始める前に今日のやることリスト(ToDoリスト)を作成する

頭の中だけで仕事のスケジュールを立ててしまいますと、うっかりやり忘れてしまったということが起きてしまいます。
ほかのことに気を取られてしまうとこういったミスをしやすいんですね。

うっかりミスが多い人に特におすすめなのが、仕事を始める前に今日のやることリスト『ToDoリスト』を作ってから仕事をするという習慣です。
デジタル管理の方が楽だなという人は、スケジュール管理用のアプリなどをうまく利用してもいいかもしれませんね。

普段グーグルやgmailを使っている人であれば、Googleカレンダーを起動するとその日の時間ごとにスケジュールを入力することができるので便利です。

私の場合アナログ人間なので、スケジュール用にノートを1冊用意していました。
そのノートに、その日にやらなければいけないことを優先順位の順番に書き出して、作業が終わったら消すということをしていました。

頭の中だけで作業を進めてしまうとけっこうやり忘れてしまうことがあるんですね。
就業時間終了間際に、やり忘れているのに気が付いて大慌てで、作業を始める。なんてこともあります。
余裕があると思っていたのに、間に合わなくなるんですね。

リストというと大げさに聞こえますが、今日のやることをお買い物メモみたいに書き出すだけでも、仕事のやり残しを防ぐことができるのでおすすめです。

そういえば、パソコンを1台を共有で使っていたとき、私が仕事をすぐやり忘れてしまうので必ず目に入るパソコンにペタペタ付箋を貼っていました。
作業が終わったら付箋をとっていたので、作業忘れはなかったんですが…他のスタッフに汚いってよく怒られていたことを思い出しました(苦笑)

スケジュールは作るけれど、スケジュールを見ない人

仕事の効率が悪い人って、『効率化のためにスケジュールやToDoリストをつくろう」と聞いて、素直につくる人が多いです。
ですが、作った後に全く見ない人も多いんです。
見たとしても三日坊主です。

もしあなたが、そんなタイプだとしたら…

すみません、対処法はありません(汗

頑張ってスケジュールを見てください、としか言えないんです…

ですが、毎日スケジュールを見るような習慣をつけることができれば、飛躍的に仕事の効率を上げることができて、上司からも信頼されるようになれるかもしれませんね。

仕事が覚えられなくて効率が悪い場合

仕事を覚えよう、覚えたいという気持ちはあるのに、なかなか作業手順が覚えられない。
結果として効率が悪くなっているという人もいますよね。

仕事って得手、不得手があるので、すぐに覚えてスムーズに仕事ができる人と、同じ作業を繰り返してもなかなか覚えられないという人がいます。

それ自体は人それぞれの個性なので、それほど心配する必要はないのかな?って思います。
でも、同じ作業をしているのに、自分だけいつも時間がかかったり、要領が悪いって怒られてしまうとけっこうへこんじゃいますよね?

そんな人は、仕事のやりかたを少し間違えていることがあります。

私が実際に新人スタッフが入ったときは、仕事の手順を説明するときは必ずメモを取ってもらうようにしていました。
そして、たまにその人が取ったメモを見せてもらうようにしていました。

なぜなら、1人で作業ができるレベルのメモを取れていない人が多かったからです。
説明したとおりにメモをとれていれば、今まで先輩たちが試行錯誤してきた効率的なやりかたで作業ができるはずです。
ですがメモをとれていないと、やり方を間違えていたり、自己流になっていたりで、効率的に作業ができないんですね。

説明が早くてメモを取り切れないときは、「すみませんメモをしているので、少し待っていただいてもいいですか?」と説明を中断してもらっても問題ありません。
あとでメモを見ながら一人で作業ができるようにしておくことが大切なんです。

それでも、説明を聞きながらのメモはあとで自分で読み返してみると、あれ?これってどうだったっけ?となることがけっこうあるんですね。
そんなときは、教えてくれた人に聞いてください。
そして自分の書いたメモから、仕事の作業手順書を作ってみてください。

作業手順の作り方と利用方法

自分が行わなければいけない仕事がなかなか覚えられないときは、たしかこれで合っていたかな?といううろ覚えで作業をしていることが多いんですね。
迷いながら仕事をしていると作業に時間がかかってしまいます。
効率よく早く仕事をするためには、早い段階で正確な手順を覚えることが大切です。

以下の手順で作業手順をまとめてみましょう。

  1. 仕事の説明をしてもらったときのメモをみながら仕事の手順を書いていきます。手順が書き終わったら間違いがないか、上司や指導係の人に確認をしてもらいましょう。

  2. このとおりで大丈夫というお墨付きをもらったら、最初は上司や指導係の人に確認をしてもらいながら、手順どおりに作業をしてみましょう。
    このとき、上司や指導係の人に聞きながらやるのではなく、自分で作った仕事の手順のメモを見ながら作業をします。

  3. はじめは手順を確認しながらの作業なので時間がかかります。
    でも、最初は早くやることに意識をおくのではなく、時間がかかっても、間違いなく正確にやることを心掛けてください。

  4. 手順1つ1つ確認しながら作業をすると、間違いがなく作業することができますね。
    頭の中にしっかり入るまで、手順を確認しながら作業をしましょう。
    このとき、しっかり覚えていないのに、たぶん大丈夫と自己判断して手順の確認を怠ってしまうと、ミスにつながり、作業時間が長くなる原因になります。

  5. 作業手順を確認しなくても、スムーズに手が動くようになるまで、必ず確認しながら作業をしましょう。

私が新人さんの指導をしていたときに、仕事がなかなか覚えられないのは、仕事の説明をしているときのメモが適当であとで読み返したときに内容がわからないという人が多かったです。

正確さを気にしていると最初は時間がかかるのであせることもありますが、最初は時間を気にしないようにして作業することが大切です。
これが最終的には早く正確な作業ができるための一番の近道なんですよ。

まとめ

仕事の効率をあげるためのコツをご紹介してきましたが、いかがでしたか?

仕事の効率があげられない原因は実は上司にあることもあるんです。
でも上司に文句をいっても改善してもらうことって難しいんです。

私は実際に部下から「ちゃんと指示してください!!(怒)」っていわれたことがあります(笑)
でも上司だった立場からいわせていただけるならば、上司も生身の人間なんですよ…
指示が足りないなと思ったら、聞いていただけるとありがたいな~と思います。

そのほかに、仕事の優先順位のつけ方、仕事の管理の仕方、仕事の覚え方などを紹介してきました。
これらを最初から全部完璧にやろうとするとハードルが高くなってしまいます。
ですので、これなら始められそうと思えるものから意識をして始めてみてくださいね。

意識が変わるだけでも仕事の効率をあげることができるようになりますよ。

 

 

 

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