仕事が暇(ヒマ)だからこそ出来る20のこと

「あ〜今日も仕事暇だぁ…」

やることがない…
暇、ヒマ、ひま。

「まだあれから10分も経ってないの?!」なんて、時計ばかり見ている。
仕事が暇な時は、時間の経過も遅く感じますよね…

することがない時にどうやって時間をやり過ごしたらいいのか、それを考えるのもストレスになりますよね。

暇だと感じている人は

・存在価値を見出せない
・給料泥棒になってしまう、また周りからそう思われてしまう…

などで辛いと思っている人が多いと思います。

私は仕事中に暇なときは、いらない書類を時間をかけてシュレッターしてみたり、「手動シュレッター!」なんて言ってハサミでひたすら書類を切ってみたりしたものです…

そんなOL時代から何年もたち、結婚子育てを経て今ではライターをしています。
そんな今、会社員の頃を振り返ってみると、暇なんて言ってないでできることがたくさんあったのではないかと、強く感じています。

そこで今回は、社会人を経験したあと、一歩引いた立場になったからこそ感じる

  • 仕事が暇な時にできること
  • 暇だと思う原因
  • 「仕事が暇」は、なぜ辛いという感情になるのか
  • どうしたら暇で辛い人が少なくなるのか

などをまとめてみました。

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仕事が暇な時にできること

仕事が暇な時何が出来るのか…

一言で言っても、次の

・営業や事務などのデスクワーク
・販売員さんや飲食店での立ち仕事

では、暇な時にできることって違いますよね。

ここではデスクワークと立ち仕事のタイプ別に、仕事が暇な時にできることを自分が実践していた事も含めてご紹介したいと思います。

デスクワークの場合

【画像】PCで仕事

1:自分にできることはないか上司や先輩に聞いてみる

まずは自分が暇だということを、上司や先輩に知ってもらいましょう。
さぼっていると思われてしまいますからね。

自分が手空きの時、上司や先輩が業務把握する意味も込めて、何かすることはあるか聞いてみるのが一番ということですね。

2:業務マニュアルや手順書を作成してみる

作業に時間がかかったことや、難しかった作業の棚卸しをしてみましょう。
新人や他の人にも解かるマニュアル、手順書を作成することで、再び忙しくなる時に工数を取られなくて済みます。

自分の業務を見直すことにも繋がりますよ。
私は自分のために作成した手順書を同僚に見せると、「それ、共有してよ〜」なんて言われたものです。

3:仕事に関する勉強をしてみる

いわばスキルアップの一環です。
仕事はできる幅が広い方が、先輩や上司に「これお願いしていい?」と言われて「はい」と言える数が増えますよね。

仕事は出来る人のところに舞い込んでくるものです。
同業他社や競合他社のニュースや記事などを読んでみるのもいいと思います。
「他社はこんな業務を展開しているんだ、うちの会社もこんなことしたら良いのに」なんて勉強になります。

4:書類の整理・ファイリングをしてみる

もう終了した案件、プロジェクトの書類や更新されて古いまま持っている資料が残っていたりしますよね。
ファイルケースから外して処分したり、新しい書類を印刷したり目次のように付箋をつけてみるのも良いと思います!

5:作業配分の見直し、タイムスケジュールを考えてみる

大まかでいいので、作業内容を時間ごとに毎日記入していきます。
私は毎日書きたくはなかったですが(笑)、上司から業務の把握をするために書きなさいと言われ、日報代わりに書いていました。

無駄だなと思っていたのですが、暇になった時に見なおしたら、どんな作業にに時間がかかっているのかなどを把握できました。
それを踏まえて、次からの作業スケジュールなどを作成できました。

期日までに、何をどれくらいで終わらせないといけないか、を逆算して作業ができるようになりますよ。

6:パソコンのショートカットキー操作を覚えてみる・辞書登録をしてみる

私が新人の頃によく言われたのは、「マウスを触るとそれだけで時間ロス!」と言われたことがあったんですね。
なのでキーボードのショートカットキーを覚えるのも仕事のうちでした。
仕事で速さはそこまで求められていなくても、結構面白いのでオススメです。

辞書登録は、よく使用する文章や単語を登録したりしていました。
例えば「お疲れ様です」の定形文も「お」を打てば予測変換に出てくるので選べばいいだけです。
時間短縮にもなって便利ですよ。

7:フォルダの管理・メールボックスの整理

忙しい時は共有ファイルサーバの中にある書類、または自分のパソコン内に納めている資料がどこに行ったかわからなくなるものです。
フォルダの管理やファイルをカテゴリ分けしておくとスムーズですね。

更にフォルダの一覧表を作って、リンクを作るといちいち階層を辿らずに、移動できるので時間短縮にもなります。
私もエクセルの勉強がてらに実際やっていました。しかしこれは新たにフォルダを作ったりするとメンテナンスが必要になってきます。

また社内メールの管理も暇つぶしになります。
送受信ボックスの振り分け設定を覚えてみたり、必要ないメールを削除してみたりもオススメです。

8:スケジュール表を作って同じ部署内で周知する

部署で共有のカレンダーを作成してみてはどうでしょうか!?

記入する内容は、
・部署内でチームが別れていれば、チームごとの仕事の予定を記入する
・会社の行事やイベント
・勤務表提出の日や人事、総務関連の書類提出期限
などです。

例えば新人が居て、就業時間後に新人研修があるとします。
本人や上司は分かっているかもしれませんが、その他の人は知らない事だったりします。誰もが分かっていれば新人の子に残業をさせることなく研修へ行くことができますね。

自分には関係ない事でも会社全体でこんな動きがあるんだなと共有することが出来ます。

9:デスクやキャビネットの掃除

私はパソコン用のウェットティッシュでパソコンの掃除してましたね。
キーボードの掃除も暇つぶしになりました!キーとキーの間や奥にゴミが入ってたりしました。
キャビネットの中も知らない間に散らかっていたので文房具をまとめたり、不要なものを処分したりなどしていました。

10:共有物や共有スペースの整理整頓・掃除

共有のゴミ箱の中をみて分別が出来ているか確認してみたり、備品置き場や棚の中など、カテゴリ分けをしてみるのも良いでしょう。
また印刷機やファクスの紙補充、インクの交換なども、当たり前にあると思ってる人に影で支えになれて良いかもしれませんよ(笑)

立ち仕事の場合

こちらも私がアルバイトで接客をしていた経験で実践していたことも含めてご紹介します。
前提としてはまず、デスクワークの(1)と同じく「何かすることはありませんか?」と聞いた上ですることがなければ実践してみましょう。

社会人経験の方が長く、遠い記憶から引っ張り出しています(笑)

【画像】店員

1:店舗の清掃・レイアウトの変更

飲食店でも販売でも共通してできることかなと思います。
上司や先輩に相談して許可されたらやってみてほしいです。

2:在庫管理、発注作業

実際は社員さんの役割という場合が多いですが、何か不足はないかなどをメモにして伝える程度の事をしていました。
余力があるのであれば発注作業を教えてもらうことを買って出るもいいかもしれません。

3:現金管理

こちらも決められた時間があったり、立場にもよるかもしれませんが、マメにできる時間があれば最後の締め管理が楽になります。
また、足りないお札や小銭を両替に走るのもいい暇つぶしになります。

4:商品やお店で使用するものをチェック、綺麗にしてみる

例えば洋服や雑貨だったら、埃やゴミがついていないかな、ほつれているところはないかな…
飲食店ならお冷やを出すコップやスプーンやフォークは汚れていないかな…
綺麗にするのは気持ちが良いですね!

5:レジ周りのレジ袋、ショップ袋、お箸などの補充や整頓

袋は十分にあるか、お箸は無くなっていませんか?!
私はお客様が購入した物は、コンビニのようにその場で詰めてお渡しするお店でした。
お店の袋に直に入れる前に、小さなポリ袋を使う時もあったので、束になってぶら下がっているポリ袋を一枚ずつ入り口を開いてすぐ使えるのようにしていました。

6:メニューや商品の特徴などを勉強する

新しいメニューやレシピを覚えたり、原材料に何を使っているのか頭に入っていると、お客様に質問された時に困らずに対応できそうですね。
商品を扱う場合も、どんな素材や成分が入っているのかな、何と組み合わせたらオシャレだろうな・・・など、特徴をおさえておくとオススメ出来たりして、売上アップにも繋がりそうです!

7:よく売れる商品の時間帯を分析してみる

特定の時期や時間にこれがよく売れる!というものの把握をすると前もって多目に作ったり、発注したりと準備ができるんではないでしょうか?

8:休憩室で身だしなみチェック・休憩室の掃除

忙しい時間に髪型が崩れたり、眉が少し消えていたり・・・
休憩室の姿見でチェックするのもいいかもしれませんね。接客業の場合は、だらしない格好は見せられません。
ついでに休憩室の簡単な掃除をすれば時間つぶしになりそうです!

9:トイレ清掃・玄関の清掃

時間で決められているところが多いかもしれませんが、トイレットペーパーの補充や軽く洗面台を清掃しておくだけで清潔さを保てますね。

10:スタッフ同士でコミュニケーション

いわばお喋りです。
もちろんお客様の視覚に入らないようにですね。
円滑な業務をする上でスタッフ同士が仲良くなることも必要だと推奨している企業もあるようです。
ただ、お話に夢中になるのはご注意を!

暇はチャンス!自分のスキルアップの時間

上でもスキルアップについて触れましたが、スキルアップは仕事の幅も質も上がると思うのです!
出来ることが増えて行くと、「暇だなぁ」なんて思う事が少なく、仕事も楽しく感じてくるのではないでしょうか。

ここでは、暇な時間を有効活用してもらうべく、仕事のスキルアップに繋がることについて紹介します。

【画像】スキルアップのチャンス

  1. 資格の勉強

    仕事に関連する資格取得の勉強は、一番ゴールが明確で、かつ思いつくスキルアップ方法ですね。
    自分が仕事で「こうなりたい」と考える作業にもなり、そのために必要なスキルアップが資格取得であれば、ひたすら勉強です!

    実はこうなりたいという目標がなければ、闇雲に資格取得をしても無駄になってしまうことが多いです。
    実際、そのあと業務に役に立てることが重要だと感じます。
    資格取得までしなくても同じ勉強をして、スキルアップできる人もたくさんいます。

  2. 仕事の効率化を図る

    例えば、「この作業をもっと早くするにはどうしたらいいのだろう?」や「この作業はこうしたら早くできないかな?」など、既存の作業を早くするための技を考えてみるのもスキルアップに繋がるのではないでしょうか?

    自分が実行してできればいいですが、それができないことでも、それについて勉強したり、誰かに教えてもらって、一緒にやってみるでもいいのです。「この人はこんな風に改善しようと考えているんだ」と、暇ではないことをアピールできますね!

  3. 新しい提案をしてみる

    2と似ているかもしれませんが、全く新しい仕事の提案はできないとしても、「ここではこういうことを取り入れてみたらどうだろう?」とか「こことここの作業の間にこの作業があれば、間違えが減るのでは?」という提案をしてみるのもスキルアップに繋がる機会だと思います。

    自分の部署であまり意味がなかったとしても、他のところで役に立つ場合もあります。提案することで隠れている才能が開花するかもしれません!

仕事が暇になってしまう原因

仕事が暇なのには、時期的なもの、人員、色々な状況で原因があります。
暇だと感じているのは自分だけなのか、周りの人も暇のなのかということもありますね。
ここではそれぞれ、暇だと感じてしまう原因を紐解いてみたいと思います。

自分一人が暇な場合

他の人は忙しそうなのに、自分だけが暇。
そうなる原因はなんでしょうか。

【画像】一人だけヒマなのはなぜ

自分ができる仕事が少ない

入社したばかりの頃は、自分のできる業務に限りがあり暇になりがちです。
先輩や上司が忙しく、きちんと教える暇がなかったり、会社の教育体制が不完全など問題がある場合もあります。

そういう時は、先輩のしている作業、行動をノートやメモに書いてみるといいと思います。
先輩や上司にあとで「この作業は何のために必要なのか?」など、疑問点を質問してみると更にいいですね。

与えられた仕事だけをしている

自分が言われたことだけをして、他にすることがないか自分で仕事を見つけずにいると暇になる原因に繋がります。

そんな時こそ、上でご紹介した「他にすることはありませんか?」と聞くことが暇でなくなる第一歩です!

よくミスをしてしまう・コミュニケーション不足

仕事でミスをよくしてしまう人に仕事を依頼すると、後々フォローに時間と手間を費やすため、別の人に依頼するようになります。
また、仕事を頼むといい返事でなかったり進捗報告をしないなどの、コミュニケーションに問題がある人には仕事を頼みづらいため、このような人は仕事を割り振ってもらえず暇になっていきます。

自分のミスに気づき、改善策を自分なりに考えたり、先輩からアドバイスしてもらって少しづつ仕事で信頼されるようになりましょう。

仕事の割り振りが偏っている

一人に業務が偏っている場合は、その人にしかできない業務だからという場合があると思います。結果、その人だけ忙しくなって、他の人は暇だという状況になります。

その人にしかできない業務を自分から「その作業やりますのでやり方を教えてください!」と申し出てみましょう。

周りも暇な場合

次は自分だけでなく、他の人も暇というケースについて考えてみました。

【画像】みんな暇なのはなぜ

繁忙期と閑散期がある

繁忙期と閑散期の業務量に大きな差がある場合は、その時期に合わせて人員を増減をしたり、配置変えしている場合が多いです。
しかし閑散期は人員を減らしても1人あたりの業務用も減りますので、仕事が暇になってしまいます。

会社や部署全体の業務量が減っている

以前は手作業でやっていた作業を自動化・システム化したこと、また業務縮小など、会社全体の仕事量が減ってしまう場合があります。
その場合は人員がそのままでも、人員過多になってしまい、暇になってしまいます。

この、周りの仕事が暇な場合は、上でご紹介してきた、暇な時にできることを実践してみてくださいね。

リストラ・解雇の恐れあり!

周りのみんなも暇な状況は、「暇だなー」「つらいなー」と思っている状況ではないことがあります。
みんな暇ということは、仕事の量がたりないということ。
いつまでも足りない状態が続いた場合、経営者は適切な人数まで減らす決断をいつかはします。
そうしないと、最悪の場合倒産もあるからです。

もし今いる会社で今後も働きたい場合は、他の人よりも役に立つことをアピールする必要があります。
積極的に会社の利益になる行動をとるようにしましょう。

暇だと辛いと思うのは国民性?

なぜ、仕事が暇だと辛いという感情になるのでしょうか?

まず、日本人の考え方と違う考えの人たちを例をあげてお話したいと思います。
主人が以前、出張で中国に行っていた時の話です。

その会社の暇そうにしている社員は、携帯のアプリで遊んでいたり、ネットショップを閲覧していたそうです。
中国の方は、仕事は上司が割り振るので、何も頼まれない時は、会社に居たらそれだけでいいような感じだったそうです。

なので暇を辛いと感じたり、そんなことで悩むのがバカバカしいという感じだったと話しています。

また主人曰く、その会社には職務記述書(仕事の役割を明記したようなもの)があって、自分の役割を定められているから、忙しくしている人を手伝うこともないのだそう。
そして、彼らの労働契約は1年から2年ごとに更新される人がほとんどなので、暇そうにしているからといって契約更新の時以外にいきなり解雇されることもないのだそうです。

それが良いなぁと思うか、おかしいと思うか・・・それは生きてきた環境に左右されるので私がここで評価するつもりはありません(笑)

一方、日本の一般的な企業はどうでしょうか?
日本では、先輩や上司に「ほかに何かすることはありませんか?」「する事が無ければ○○のことについて作業していても良いですか?」など、聞くことから始めますよね。

また、自分の携わった業務の改善も求められたりします。
会社によっては、一人一人が経営者のように考えさせる会社もあります。

日本の企業の場合、自分の仕事内容を規定する職務記述書なんてものがほとんどありません。
そのため確固たる自分の業務内容が決まっていないので、他の人が忙しくしていると手伝いますよね。

また、正社員の場合は契約更新という概念がありません。
とんでもない事をしない限り、解雇もされませんが、降格などの不利益処分をされる可能性はどの時期も可能性としてありえます。

まとめると

*中国の企業の場合

・社員の仕事は上司が指示した事だけをこなす
・仕事の役割が明確になっている
・契約が数年で更新されて、更新時以外に不当に解雇されることが皆無

*日本の企業の場合

・社員の業務は上司が指示するが、自分でもできる事を工夫していかなければいけない
・仕事の範囲、役割が不明確で曖昧なゆえ、どこまでも拡大される可能性がある
・業績不振や経営悪化がない限り定年まで雇用がある代わりに、不利益な処分が起こるかもしれない

となってきます。

日本企業の社員は、中国と比べると「経営者の視点で考えさせられ、自発的に改善をし、やれることは何でもやる」ことを期待されています。

そのため仕事時間中に暇をしているということは、

・経営者の視点で考えてみると、暇な自分は会社に不要だと感じてしまう
・常に自発的に業務改善していかないという考えが根付いているので、本来なら暇だということがありえない
・暇な状態は、「役割が不明確なので、どんなことでもいいから何かしなければならない」という考えになる

なので仕事中に暇だと「何かしなくちゃマズイ」、「暇は辛い」と感じてくるのです。

さらに、仕事が暇なのに会社に居ないといけない苦痛、暇なのを周りにバレないように仕事したフリをするも精神的に辛さが増しますね。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

暇だと日頃から感じている人は、実践できそうなことを思いついたでしょうか?
暇な時間をどう使っていくのかも重要ですね。
時間の流れはみんな平等です。
暇であろうが忙しかろうがお給料はみんな貰えます。

お給料を貰うことだけを考えるのではなく、
「自分は会社の利益のために生産性のある人間」であることを意識してみると、
暇であっても会社のため、有効的に時間を使おうと思えるのではないでしょうか。

ぜひ、暇な時間が少なくなったなぁ!と思える仕事をしてください。

 

 

 

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