名刺交換の正しいマナーとは 受け取り方からしまいかたまで

「あれ?名刺交換ってどうやるんだっけ?」

営業職以外でも、外部のお客様に会わなければいけない時ってありますよね。
または転職で面接のときに、担当の方から名刺をいただくこともありますね。

そんなとき、

「名刺は両手で受け取ればいいんだよね?」

ということまでは、なんとなく想像することができると思います。

ですが、

【画像】「名刺を受け取ったけど、どうすればいいの?」

と悩んでしまう人、とても多いですね。

こんにちは。

今はWEBライター。
以前はパソコン教室に勤務していて、外部からのお客様との名刺交換が日常茶飯事だったトモこと山下智子です。

私は一般企業に就職後へ専業主婦へ。
その後再就職を決意した時、名刺の受け渡し方法を忘れていて、慌ててネットで調べたことを覚えています。
しばらくやっていないと、忘れてしまうんですよね。

今回はそんな事を思い出しながら、

  • 名刺交換のやり方をど忘れしてしまった方。
  • そもそも習ってない方。

に向けて簡単に、

  • 名刺の正しい受け取り方
  • 受け取ったあとの動作の仕方

など、名刺交換の正しいマナーについてご紹介しようと思います。

できて当たり前。
できないと、

【画像】「常識が足りない人だったな」

と、印象が悪くなる名刺交換のマナー。

しっかりと身につけておきましょうね。

名刺交換をする順番は?

【画像】名刺交換をする順番は?

まずは商談などで、お互いに名刺交換をするときの基本的なマナーについてご紹介します。

名刺交換は目下から目上の人に対して先に行う

名刺交換は、基本的には目下の人が目上の方に先に渡すことがマナーです。

ですが自分が相手先の会社に訪問する場合は、取引先の方が年下であっても、先に自分から相手に名刺を渡すのがマナーです。

会社訪問時は、いくつかのケースがありますね。

面会パターン

  • 1.自分と相手の担当者の方1名と会う場合(1対1)
  • 2.自分と上司の2名で相手の担当者の方1名と会う場合(2対1)
  • 3.自分と上司の2名で相手の担当者の方2名出会う場合(複数名対複数名)

それぞれについて、名刺交換を行う順番についてご説明します。

1対1で名刺交換を行う場合

名刺交換を1対1で行う場合は、まず自分から相手の方に名刺を差し出します。

【画像】自分から相手の方に名刺を差し出す

相手が自分の名刺を受け取ったら、相手の名刺を受け取ります。

【画像】相手の名刺を受け取る

2対1で名刺交換を行う場合

次は2対1での名刺交換の順番についてです。
自分が一人、相手が二人の時は、自分を相手側に置き換えてくださいね。

まず自分の上司と相手の担当者が、名刺交換を行います。

【画像】自分の上司と相手の担当者が名刺交換する

次に自分と相手の担当者とで、名刺交換を行います。

【画像】自分と相手の担当者とで名刺交換する

取引先に対しては自社側が目下の立場になります。
そのため名刺交換は、自分の上司から行います。

その後に、部下が名刺交換を行うのが正しい順番になります。

2対2以上で名刺交換を行う場合

自分と上司、相手の担当者と上司の2対2で名刺交換をする場合の順番は以下のとおりです。

まず、自社の上司と先方の上司が名刺交換を行います。
続いて、自社の上司と相手先の担当者、自分と先方の上司で名刺交換をします。
最後に自分と相手側の担当者と名刺交換を行います。

地位の高い人から順番に名刺交換をすると覚えておくとよいですよ。

名刺交換を行う位置

初めて他社を訪問した場合、

「名刺を渡さなきゃ!」

と、焦ってしまってしまいます。

そこでよくやってしまうのが、机越しに名刺を渡してしまうことです。

名刺交換は挨拶をするという意味があります。
そのため、必ず立って、テーブルの横に移動して名刺交換を行いましょう。

【画像】名刺は立って交換する

名刺交換の4つの基本動作

ここまでは、名刺を交換する順番について、紹介しました。

では実際に交換するときに注意するのは、どんな点でしょうか?

ここでは名刺交換には基本となる4つの動作とともに、注意して欲しい点を紹介します。

名刺交換の4つの基本動作

  • 1.名刺を準備する
  • 2.名刺を渡す
  • 3.名刺を受け取る
  • 4.名刺を受け取ったあとの動作

名刺交換の基本動作1:【重要】名刺を準備する

名刺入れから名刺を出して準備しておきます。

相手に合わせて名刺を取り出そうとすると、慌ててしまいます。

このメディアの編集長は

『他社でもらった名刺を渡してしまった!』

なんて、笑えない失敗をしてしまったとか…

そんなことがないように、確実に名刺を渡せるように準備をしておいてくださいね。

【画像】慌てないように名刺をあらかじめ準備しておく

複数名と同時に名刺交換を行う場合は、名刺入れのふたの部分、もしくは名刺入れの下に人数分の名刺を準備しておくといいですよ。

名刺交換の基本動作2:名刺を渡す

名刺は交換する相手よりも目下から名刺を先に渡します。
取引先などに訪問した側が、目下ですね。

相手が名前を読める向きにして、名刺を胸の高さで両手で持ちます。

会社名、部署名、自分の名前(フルネーム)を名乗り、会釈をして渡します。

【画像】胸の高さで名刺を持つ

名刺交換をする際は、目線が名刺にいってしまいがちです。
相手から見ると、自信がなさそうに見えてしまいます。

自然な笑顔で相手の目をみながら、渡すようにしましょう。

自分の名前が読みにくい場合は、相手の方が聞き取りやすいように、ゆっくりわかりやすくいうように心がける配慮も大切です。

名刺交換の基本動作3:名刺を受け取る

自分の名刺を渡したら、次に相手の名刺を受け取ります。

そのとき、相手の会社名やお名前などを指で隠してしまわないように注意しながら、必ず両手で受け取りましょう。

また「頂戴いたします」という言葉を添えるのを、忘れないように!

【画像】頂戴いたしますといって、名刺を受け取る

もし相手の名前が聞き取りにくかった場合は、このタイミングで確認をしても失礼にはあたりません。

名刺を同時に交換する場合

名刺交換は、目下から目上の方に対して先に対して行うことがマナーとされています。
そのため、どちらかが渡し終わってから受け取るという動作は、上下関係を作ってしまうことになります。

しかしビジネスでは、対等な関係で取引をしたいということも少なくありません。
そこで最近では、名刺を同時に交換するケースが増えてきています。

【画像】名刺の同時交換

■名刺の同時交換を行う場合の動作

1)左手に名刺入れを持ち、右手に自分の名刺を持ちます。

【画像】同時に名刺を交換する時の持ち方

2)自分の名刺を相手の名刺入れの上に差し出します。

3)相手の名刺を自分の名刺入れの上で受け取ります。

4)相手が自分の名刺をしっかり受け取ったことを確認したら、相手の名刺を両手で持ち直します。

名刺交換の基本動作4:名刺を受け取ったあとの動作

名刺を受け取ったあとはその場で、相手の方の社名、部署名、お名前を確認しましょう。

いただいた名刺はすぐにしまってはいけません。

では、

  • 受けとった名刺をどのようにしたらいいのか?
  • どのタイミングでしまえばいいのか?

についてご紹介します。

受け取った名刺をテーブルに置く

名刺交換が終わると、着席を促されますので席に座ります。

上司が同席している場合は、上司が着席してから自分が座るようにしましょう。
先に椅子に座らないように注意してくださいね。

着席したら、いただいた名刺を自分からみて左側に並べて置きます。

【画像】もらった名刺は自分の左側に置く

相手の座っている順番に並べておくと、相手の名前を確認することができますね。

ただし一番地位の高い方の名刺は、名刺入れの上におくようにしましょう。

1対1の場合は直接テーブルの上には置かずに、名刺入れの上におくようにしてくださいね。

名刺をしまうタイミング

名刺をしまう、イコール話が終わることを意味しています。
そのため面談中に、名刺を触っていると

【画像】「もう終わりにしたいのかな?」

と思われてしまうんです。

話が終わり、相手がテーブルの上を片付け始めたら、周りの人と同じタイミングで名刺をしまいましょう。

自分だけが先にさっさと名刺を片付けることは、失礼な行動になります。

【画像】名刺をもらってすぐにしまってはいけません!

ついやってしまいがちなので、注意してくださいね。

名刺交換でやってはいけない行為とは

名刺交換のときにうっかりやってしまいやすいNG行動をご紹介します。
名刺交換をする場合や、相手の方から名刺をいただく場合はこのような点に注意するようにしてみてください。

名刺交換でやってはいけない行為

  • 1.相手の方の社名、ロゴ、お名前に指をかけて名刺を受け取る
  • 2.名刺をかばんや財布などから出して渡す
  • 3.テーブル越しに名刺交換を行う
  • 4.いただいた名刺を忘れて帰る
  • 5.いただいた名刺にメモを取る
  • 6.自分だけ先に名刺を片付けてしまう
  • 7.汚れていたり、折れ曲がったりしている名刺を相手に渡す

特に4に挙げたように、名刺を忘れてきてしまったら最悪です。

「この会社、やる気ないのか?」
「この担当者大丈夫か?」

と思われてしまいます。

席を立ったあとに忘れ物がないか、テーブルの上を確認するようにしてくださいね。

名刺交換こんな場面はどう対応すればいいのか

名刺はビジネスマンにとって、自分を紹介する大切なアイテムです。
先方を訪問する前に事前に、名刺入れの中をしっかり確認しておくことが大切です。

しかし万が一以下のような場面になってしまった場合、どうすればいいのでしょうか?

やってしまった。どうしたらいい?

  • 名刺を忘れてしまった・切らしていた
  • 名刺を相手の方から先に差し出された
  • 名刺交換のタイミングを逃してしまった

対処法をご紹介します。

名刺を忘れてしまった・切らしていた場合

名刺を忘れてしまった場合や名刺を切らしてしまった場合は、

【画像】「申し訳ございません。ただいま名刺を切らしておりまして…」

と伝え、お詫びをします。

もし、忘れてしまった場合も

「忘れてしまいました」

と正直に伝えてはいけません。

会社に戻ったら、お詫びの手紙を添えて名刺を郵送しましょう。

名刺を相手の方から先に差し出された場合

緊張していたりすると名刺の準備が遅れてしまい、相手の方が先に名刺を渡してくることがありますね。

その場合は、先に名刺を受け取りましょう。

そして、「申し遅れました」という言葉を添えて自分の名刺を渡すようにしてください。

名刺交換のタイミングを逃した場合

顔を合わせたときにすぐに話が始まってしまった場合、名刺交換のタイミングを逃してしまうこともあります。

その場合は、帰り際に

「恐れ入りますが、お名刺を1枚頂戴できますでしょうか」

とお願いしてください。

マナー的にも、特に問題ありません。

名刺はビジネスチャンスにつながる大切なアイテム

名刺はビジネスチャンスには大切なアイテムです。
相手先の会社から自社に戻ったら、記憶がはっきりしているうちに名刺の整理をする習慣をつけておきましょう。

名刺と一緒に相手の特徴なども記しておくと、二度目以降会うときに役立ちます。
おすすめです。

安いものでいいので、名刺を入れるファイルを用意しておくといいですよ。

名刺入れは意外に見られている?センスのいい名刺入れを選びましょう

名刺交換のときに、名刺入れも相手に見られています。
できるだけセンスのものを選びたいですね。

おすすめのデザインは、シンプルなものでできればレザーのものです。
飾りがたくさんついていているようなデザインや、アルミケースのようなものはおすすめできません。

いただいた名刺の保管用であれば、自分の好きな名刺入れを使っても大丈夫です。

比較的安価で女性らしい名刺入れをご紹介します。

【画像】名刺入れ
SACURA サクラ 日本製 牛革 名刺入れ 5825
価格:4,320円

商品説明を見ると、『はたらく女性のための名刺入れ』だそうです。
ちょっと高めですが、メイドインジャパンなので安心です。
女性らしいカラーのラインナップがあるのもいいですね。
Amazonのページ

【画像】名刺入れ
レイメイ藤井 名刺入れ ラセ オレンジ 本革 NN2503D
価格:1,854円

写真の他に、全部で6色あって、好きなものを選ぶことができます。
シンプルなデザインでお値段もお手頃です。
Amazonのページ

まとめ

女性の場合、営業職などの仕事をしている人以外は名刺交換をする機会はほとんどないという人も多いですね。
ですが相手の方から名刺をいただく機会は、意外と多いのではないでしょうか。

そんなとき、名刺の受け取り方や注意することを知っておくと、慌てないですみます。

社会人のマナーの1つとして、正しい名刺交換の仕方や受け取り方をしっかりマスターしておきましょうね。

 

 

 

他にも知りたいことがあったら検索してね!

 

CLOSE
▶ 閉じる
目次
▶ 閉じる
目次